Urlop ojcowski, kiedy ZUS wypłaca pieniądze?

Najważniejsza informacja jest prosta: ZUS nie zawsze przelewa pieniądze za urlop ojcowski. W większych zakładach pracy zasiłek wypłaca pracodawca, zwykle razem z pensją. ZUS realizuje przelew przede wszystkim wtedy, gdy firma zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, a także w przypadku części przedsiębiorców i innych ubezpieczonych niebędących pracownikami.

Na pieniądze nie trzeba jednak czekać bezterminowo. Po otrzymaniu kompletu dokumentów płatnik powinien wypłacić zasiłek niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności potrzebnej do ustalenia prawa do świadczenia. W praktyce największych opóźnień nie powoduje sam ZUS, lecz brak formularza od pracodawcy, błędny okres urlopu albo niezgodność danych dziecka.

Kto wypłaca zasiłek i od kiedy liczy się 30 dni

Za okres urlopu ojcowskiego ojciec nie otrzymuje zwykłego wynagrodzenia za pracę. Przysługuje mu zasiłek macierzyński za okres odpowiadający urlopowi ojcowskiemu. Nazwa świadczenia bywa myląca, ale jest prawidłowa — zasiłek macierzyński może pobierać również ojciec dziecka.

To, skąd przyjdzie przelew, zależy od liczby osób zgłoszonych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego:

• gdy płatnik zgłasza powyżej 20 ubezpieczonych, prawo do zasiłku ustala i pieniądze wypłaca pracodawca;
• gdy zgłasza nie więcej niż 20 ubezpieczonych, zasiłek ustala i wypłaca ZUS;
• w niektórych sytuacjach ZUS wypłaca świadczenie bez względu na wielkość firmy, między innymi za okres po ustaniu ubezpieczenia;
• przedsiębiorca objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym składa wniosek bezpośrednio do ZUS.

Liczba pracowników zatrudnionych aktualnie w firmie nie zawsze odpowiada liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Dlatego najlepiej nie zgadywać, tylko zapytać dział kadr: „Kto jest płatnikiem mojego zasiłku macierzyńskiego — firma czy ZUS?”. Odpowiedź przesądza, gdzie później sprawdzać status wypłaty.

Jeżeli płaci pracodawca, zasiłek powinien trafić do pracownika w przyjętym w firmie terminie wypłaty wynagrodzenia, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności koniecznej do przyznania świadczenia. W efekcie dwaj ojcowie rozpoczynający urlop tego samego dnia mogą dostać pieniądze w różnych terminach: jeden razem z najbliższą pensją, drugi osobnym przelewem z ZUS.

Termin 30 dni nie zawsze rozpoczyna się w dniu złożenia wniosku o urlop. ZUS musi najpierw dostać dokumenty pozwalające potwierdzić:

• podleganie ubezpieczeniu chorobowemu;
• okres wykorzystanego urlopu;
• dane dziecka;
• podstawę wymiaru zasiłku;
• informację o wcześniejszym wykorzystaniu urlopu ojcowskiego.

Jeżeli pracownik złoży wniosek 1 sierpnia, ale pracodawca przekaże wymagane zaświadczenie do ZUS dopiero 12 sierpnia, wcześniejsza data nie gwarantuje wypłaty do końca miesiąca. To częsty punkt zapalny. Pracownik uważa, że ZUS się spóźnia, podczas gdy dokumentacja przez kilkanaście dni pozostawała w kadrach.

Ile wynosi wypłata za dwa tygodnie urlopu ojcowskiego

Za urlop ojcowski przysługuje 100% podstawy wymiaru zasiłku. Nie należy mylić tego świadczenia z dziewięciotygodniową, nieprzenoszalną częścią urlopu rodzicielskiego przeznaczoną dla drugiego rodzica. Za tę część urlopu rodzicielskiego zasiłek wynosi zasadniczo 70% podstawy.

Podstawą zasiłku pracownika jest zwykle przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, pomniejszone o składki społeczne finansowane przez pracownika. W typowym przypadku potrącenie wynosi łącznie 13,71%.

Jeżeli zatrudnienie trwa krócej, do obliczeń przyjmuje się pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Przy zmiennych premiach, chorobie, urlopie bezpłatnym albo zmianie wymiaru etatu kalkulacja jest bardziej złożona. Nie wystarczy wtedy pomnożyć aktualnej pensji przez liczbę dni urlopu.

Przykład: pracownik przez ostatnie 12 miesięcy otrzymywał stałe wynagrodzenie w wysokości 7000 zł brutto.

1. Podstawa po odjęciu 13,71% składek wynosi około 6040,30 zł.
2. Dzienna stawka zasiłku to około 201,34 zł, ponieważ miesięczną podstawę dzieli się przez 30.
3. Za 14 dni urlopu ojcowskiego świadczenie wyniesie około 2818,80 zł brutto.

Kwota nie będzie odpowiadała połowie miesięcznego wynagrodzenia netto. Zasiłek liczy się za dni kalendarzowe, a nie tylko robocze. Dwutygodniowy urlop obejmuje więc 14 kolejnych dni, razem z sobotami, niedzielami i świętami.

Urlop można wykorzystać:

• jednorazowo przez 2 tygodnie;
• w dwóch częściach po jednym tygodniu;
• najpóźniej do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia.

W przypadku przysposobienia termin wynosi co do zasady 12 miesięcy od uprawomocnienia się postanowienia o przysposobieniu, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 14 lat.

Każda część urlopu musi mieć pełny tydzień. Nie można wziąć trzech dni po narodzinach dziecka, a pozostałych jedenastu zostawić na później. Tydzień oznacza siedem kolejnych dni kalendarzowych.

Prawo do zasiłku macierzyńskiego nie zależy od trzydziesto- ani dziewięćdziesięciodniowego okresu wyczekiwania, który występuje przy zasiłku chorobowym. Trzeba jednak podlegać ubezpieczeniu chorobowemu w okresie, za który świadczenie ma zostać wypłacone. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców i zleceniobiorców, dla których ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Dokumenty, które najczęściej blokują przelew

Pracownik powinien złożyć wniosek o urlop ojcowski co najmniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem wolnego. Może to zrobić papierowo albo elektronicznie. Prawidłowo złożony, kompletny wniosek jest dla pracodawcy wiążący.

Złożenie dokumentu trzy lub cztery dni przed planowanym urlopem jest ryzykowne. Pracodawca może taki wniosek zaakceptować, ale nie ma obowiązku tego robić. W praktyce lepiej złożyć go wcześniej i zachować potwierdzenie — wiadomość e-mail, potwierdzenie w systemie kadrowym albo podpis na kopii.

Do ustalenia prawa do zasiłku potrzebne są przede wszystkim:

• wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego;
• dane dziecka i oświadczenia wymagane przepisami;
• wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego — formularz ZAO;
• zaświadczenie płatnika składek, np. Z-3 w przypadku pracownika;
• dokument potwierdzający urodzenie dziecka, jeżeli ZUS nie pozyska odpowiednich danych z rejestru;
• przy przysposobieniu — dokumenty dotyczące prawomocnego orzeczenia sądu.

Pracownik zwykle przekazuje dokumenty pracodawcy. Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, kadry powinny przesłać do Zakładu między innymi zaświadczenie Z-3 z danymi potrzebnymi do obliczenia świadczenia. Sam wniosek pracownika nie zastępuje tego formularza.

Przedsiębiorca składa do ZUS wniosek ZAO i dokumenty odpowiednie dla swojego tytułu ubezpieczenia. Wniosek można wysłać przez eZUS, dawniej PUE ZUS. Ta droga jest praktyczniejsza niż przesyłka papierowa, ponieważ pozostawia datę wysłania i umożliwia sprawdzenie korespondencji. Niedogodność jest inna: komunikat o brakach może trafić wyłącznie na profil elektroniczny. Niezalogowanie się przez kilka tygodni potrafi niepotrzebnie wydłużyć sprawę.

Jeżeli przelewu nie ma, działania należy ustawić w tej kolejności:

1. Ustalić, czy płatnikiem jest pracodawca, czy ZUS.
2. Sprawdzić w kadrach datę przekazania formularza Z-3.
3. Zalogować się do eZUS i przejrzeć korespondencję oraz status sprawy.
4. Zweryfikować numer rachunku bankowego.
5. Dopiero później składać reklamację dotyczącą terminu wypłaty.

Najczęstszy błąd to liczenie 30 dni od rozpoczęcia urlopu bez sprawdzenia, kiedy płatnik otrzymał kompletną dokumentację. Drugim jest pomylenie urlopu ojcowskiego z urlopem rodzicielskim i oczekiwanie niewłaściwej stawki świadczenia.

FAQ

Czy ZUS wypłaca pieniądze jeszcze w czasie urlopu ojcowskiego?
Może, ale nie musi. Termin zależy od daty otrzymania kompletu dokumentów. Przy krótkim, czternastodniowym urlopie przelew często pojawia się już po jego zakończeniu.

Czy za urlop ojcowski dostanę pełną pensję?
Zasiłek wynosi 100% podstawy wymiaru, ale podstawa nie jest tym samym co ostatnie wynagrodzenie netto. Zwykle oblicza się ją ze średniej z 12 miesięcy, z uwzględnieniem zasad dotyczących składników wynagrodzenia i absencji.

Czy pieniądze zawsze przelewa ZUS?
Nie. Firmy zgłaszające do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób samodzielnie ustalają prawo do zasiłku i wypłacają go pracownikowi.

Ile ZUS ma czasu na wypłatę?
Świadczenie powinno zostać wypłacone niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności potrzebnej do ustalenia prawa do zasiłku. Brak zaświadczenia od pracodawcy może przesunąć początek tego terminu.

Czy urlop ojcowski obejmuje weekendy?
Tak. Tydzień urlopu oznacza siedem kolejnych dni kalendarzowych, a pełny urlop trwa 14 dni kalendarzowych.

Czy można wziąć urlop ojcowski w pojedynczych dniach?
Nie. Można wykorzystać 14 dni jednorazowo albo podzielić urlop na dwie części, z których każda trwa dokładnie tydzień.

Czy niewykorzystany urlop można przenieść po pierwszych urodzinach dziecka?
Nie. Co do zasady prawo wygasa po ukończeniu przez dziecko 12. miesiąca życia. Samo wcześniejsze złożenie wniosku nie pozwala zaplanować urlopu po tej dacie.

Co zrobić, gdy minęło 30 dni i nadal nie ma przelewu?
Najpierw trzeba ustalić datę przekazania ostatniego wymaganego dokumentu. Jeżeli dokumentacja była kompletna, należy złożyć zapytanie lub ponaglenie do płatnika zasiłku — ZUS albo pracodawcy — i zażądać informacji, czego dokładnie brakuje do zakończenia sprawy.

Pierwszy krok to nie telefon na ogólną infolinię, lecz kontakt z kadrami. Trzeba ustalić kto wypłaca zasiłek oraz kiedy wysłano Z-3 i pozostałe dokumenty. Dopóki nie ma tych dwóch informacji, nie da się rzetelnie ocenić, czy termin wypłaty został przekroczony. To właśnie brak dokumentacji od płatnika należy usunąć w pierwszej kolejności.