Największa zmiana w księgowości w 2024 roku nie polegała na jednym nowym formularzu. Polegała na tym, że firmy musiały zacząć porządkować dane tak, jakby kontrola podatkowa mogła wejść do systemu księgowego bez pukania do drzwi. KSeF, nowe obowiązki raportowe, powrót minimalnego podatku CIT, zmiany w VAT i większy nacisk na bezpieczeństwo danych sprawiły, że księgowość przestała być tylko „zamykaniem miesiąca”. Stała się testem jakości procesów w firmie.
Kto w 2024 roku dalej pracował na ręcznie poprawianych arkuszach, fakturach przesyłanych w kilku kanałach i opisach kosztów robionych po czasie, ten nie miał problemu technologicznego. Miał problem organizacyjny. I właśnie od tego trzeba zacząć.
KSeF, e-faktury i porządek w obiegu dokumentów
W 2024 roku przedsiębiorcy mocno szykowali się do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, choć sam obowiązek został przesunięty. To ważny szczegół, bo wiele firm błędnie uznało przesunięcie terminu za zgodę na odłożenie tematu. W praktyce był to dodatkowy czas na naprawienie procesów, które i tak musiały zostać uporządkowane.
KSeF zmienia sposób pracy z fakturą. Nie chodzi wyłącznie o to, że dokument będzie elektroniczny. Problemem jest to, że faktura ustrukturyzowana wymaga poprawnych danych już na wejściu. Błędny NIP, zły numer zamówienia, nieuzgodniony opis usługi albo niejasna osoba odpowiedzialna za akceptację kosztu przestają być drobną niedogodnością. Mogą blokować rozliczenie, opóźniać płatność albo wymuszać korekty.
Najważniejsze decyzje, które firmy powinny były podjąć w 2024 roku, dotyczyły nie programu księgowego, lecz zasad pracy:
- kto wystawia faktury i kto ma do tego uprawnienia,
- kto odbiera faktury zakupowe z systemu,
- jak opisywane są koszty przed zaksięgowaniem,
- gdzie trafiają faktury wymagające akceptacji,
- jak firma obsługuje korekty, duplikaty i pomyłki w danych kontrahenta,
- czy system sprzedażowy, magazynowy i księgowy korzystają z tych samych danych.
Dużym błędem było traktowanie e-faktur jak zwykłych PDF-ów wysyłanych innym kanałem. PDF jest tylko obrazem dokumentu. Faktura ustrukturyzowana jest zestawem danych, które muszą przejść przez system. To oznacza mniej miejsca na improwizację, ale też większą szansę na automatyzację księgowania, kontroli płatności i uzgadniania podatku VAT.
Firmy, które chciały podejść do sprawy rozsądnie, powinny były wykonać test na prawdziwych dokumentach: sprzedaż krajowa, sprzedaż zagraniczna, zaliczki, faktury korygujące, split payment, rabaty, refaktury, usługi ciągłe. Dopiero taki test pokazuje, gdzie proces się sypie. Sama deklaracja dostawcy o „gotowości do KSeF” nie wystarcza, bo najczęściej dotyczy technicznej wysyłki dokumentu, a nie całego obiegu faktury w firmie.
Podatki w 2024 roku: mniej miejsca na księgowanie „po staremu”
Rok 2024 przyniósł kilka zmian, które szczególnie odczuli księgowi obsługujący spółki i firmy z większą liczbą transakcji. Najbardziej praktyczny przykład to minimalny podatek dochodowy w CIT. Po okresie zawieszenia wrócił do stosowania za 2024 rok i dotyczył podatników, którzy wykazują stratę podatkową albo bardzo niską rentowność z działalności operacyjnej. Stawka wynosi 10% podstawy opodatkowania, ale sama podstawa nie jest zwykłym dochodem z rachunku zysków i strat. Trzeba ją policzyć według odrębnych reguł.
To nie jest podatek dla każdej spółki, ale każda spółka z niską marżą powinna była sprawdzić, czy nie wpada w jego zakres. Szczególnie ostrożne powinny być firmy handlowe, produkcyjne i usługowe pracujące na małej rentowności, z wysokimi kosztami finansowania, kosztami usług niematerialnych albo dużą skalą zakupów od podmiotów powiązanych. Tu księgowość nie może ograniczyć się do pytania: „czy wyszedł CIT do zapłaty?”. Trzeba sprawdzić również, dlaczego rentowność jest niska i czy da się to obronić dokumentami.
W VAT istotna była między innymi zmiana dotycząca żywności. Od 1 kwietnia 2024 roku przestała obowiązywać czasowa stawka 0% VAT na podstawowe produkty spożywcze i wróciła stawka 5%. Dla sklepów, gastronomii, firm cateringowych i podmiotów z dużą liczbą indeksów towarowych oznaczało konieczność aktualizacji kas, systemów sprzedażowych, cenników, integracji e-commerce oraz kontroli stawek w kartotekach produktów. Jeden błąd w stawce VAT może powielać się na setkach paragonów i faktur.
Coraz większe znaczenie miała też jakość danych do raportowania elektronicznego. JPK_VAT był już codziennością, ale firmy musiały przygotowywać się na dalsze uszczelnianie raportowania, w tym na struktury dotyczące ksiąg podatkowych i rachunkowych. W praktyce oznacza to, że księgowy potrzebuje nie tylko dokumentu, ale też prawidłowego opisu transakcji: rodzaju kosztu, kontrahenta, daty obowiązku podatkowego, powiązań, waluty, kursu i sposobu zapłaty.
Najczęstszy błąd? Zbyt późne przekazywanie dokumentów. Jeżeli faktury kosztowe trafiają do biura rachunkowego ostatniego dnia przed terminem deklaracji, nie ma czasu na analizę. Jest tylko gaszenie pożaru. Przy prostych działalnościach to jeszcze jakoś działa. Przy spółce, imporcie usług, WNT, transakcjach z podmiotami powiązanymi albo sprzedaży mieszanej zaczyna być ryzykowne.
Sprawozdawczość, automatyzacja i nowe oczekiwania wobec księgowych
W 2024 roku mocniej niż wcześniej było widać, że księgowość nie kończy się na podatkach. Spółki musiały pilnować sprawozdań finansowych, danych zarządczych, dokumentacji dla banków, leasingodawców, inwestorów i kontrahentów. Do tego doszła rosnąca presja związana z raportowaniem niefinansowym.
Największe jednostki zostały objęte nowymi obowiązkami dotyczącymi sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju. Dla mniejszych firm nie zawsze oznaczało to bezpośredni obowiązek raportowania, ale często oznaczało pytania od większych kontrahentów: o emisje, zużycie energii, polityki pracownicze, łańcuch dostaw, procedury compliance. Księgowość nie musi sama tworzyć całej strategii ESG, ale często jako pierwsza dostarcza dane liczbowe. I tu zaczyna się praktyczny problem: jeżeli firma nie opisuje kosztów energii, transportu, floty czy zakupów według sensownych kategorii, później trudno złożyć z tego raport.
Automatyzacja pomaga, ale tylko tam, gdzie dane są powtarzalne i dobrze opisane. Program księgowy może rozpoznać kontrahenta, numer rachunku, kwotę i datę. Nie podejmie jednak za firmę decyzji, czy wydatek jest kosztem podatkowym, czy wymaga limitowania, czy dotyczy reprezentacji, czy powinien być rozliczany międzyokresowo. Dlatego sensowna automatyzacja nie polega na wyłączeniu księgowego z procesu. Polega na tym, żeby księgowy nie tracił czasu na przepisywanie danych, tylko analizował wyjątki.
Najbardziej opłacalne usprawnienia w 2024 roku były zwykle proste:
- stały harmonogram przekazywania dokumentów, np. raz w tygodniu, a nie raz w miesiącu,
- jedna skrzynka lub system do faktur zakupowych,
- obowiązkowy opis kosztu przed zaksięgowaniem,
- lista osób uprawnionych do akceptacji wydatków,
- regularne uzgadnianie rozrachunków z kontrahentami,
- kontrola białej listy podatników VAT przy płatnościach,
- blokada ręcznego poprawiania danych bez śladu w systemie.
Do tego dochodzi bezpieczeństwo danych. Księgowość przetwarza numery rachunków, dane pracowników, wynagrodzenia, deklaracje, informacje o kontrahentach i sytuacji finansowej firmy. Wysyłanie takich danych zwykłym mailem, bez haseł, procedur i kontroli dostępu, jest proszeniem się o problem. Szczególnie groźne są fałszywe wiadomości o zmianie numeru rachunku bankowego, podszywanie się pod zarząd i przejmowanie korespondencji z fakturami. Tu zasada powinna być twarda: zmiana rachunku do płatności wymaga potwierdzenia innym kanałem niż e-mail.
Zmieniła się też rola księgowego. Dobry księgowy w 2024 roku nie był tylko osobą od deklaracji. Był kimś, kto potrafi powiedzieć: „tej umowy nie rozliczymy bez dodatkowych danych”, „ta faktura wymaga korekty”, „ta marża może uruchomić ryzyko minimalnego CIT”, „ten obieg dokumentów nie przejdzie przy KSeF”. To bywa niewygodne, ale właśnie na tym polega wartość księgowości prowadzonej z wyprzedzeniem.
FAQ
Czy KSeF był obowiązkowy w 2024 roku?
Nie dla wszystkich podatników jako powszechny obowiązek. W 2024 roku firmy przygotowywały się do obowiązkowego KSeF, ale termin został przesunięty. Nie zmienia to faktu, że warto było już wtedy uporządkować obieg faktur, uprawnienia i dane kontrahentów.
Co było najważniejszą zmianą dla spółek w CIT?
Jednym z najważniejszych tematów był powrót minimalnego podatku CIT za 2024 rok. Spółki ze stratą albo bardzo niską rentownością powinny sprawdzić, czy podlegają temu podatkowi i czy mogą skorzystać z wyłączeń.
Czy mała firma musiała zajmować się raportowaniem ESG?
Zwykle nie bezpośrednio, ale mogła odczuć ten temat pośrednio. Duzi kontrahenci coraz częściej pytają mniejsze firmy o dane dotyczące energii, transportu, zatrudnienia, procedur i łańcucha dostaw. Brak danych może utrudnić współpracę, nawet jeśli formalny obowiązek raportowania nie dotyczy małej firmy.
Od czego zacząć porządkowanie księgowości po zmianach z 2024 roku?
Najpierw sprawdź obieg faktur zakupowych i sprzedażowych. Jeżeli nie wiadomo, kto akceptuje dokument, gdzie trafia faktura, kto poprawia dane kontrahenta i kiedy dokument dociera do księgowości, żaden system nie rozwiąże problemu. Dopiero po uporządkowaniu tych zasad warto inwestować w automatyzację.
Pierwszy ruch powinien być prosty: weź ostatnie 30 faktur zakupowych i prześledź ich drogę od otrzymania do zaksięgowania i zapłaty. Zaznacz miejsca, w których pojawiło się ręczne poprawianie danych, brak akceptacji, opóźnienie albo niejasny opis kosztu. Usuń najpierw ten błąd, który powtarza się najczęściej. To da większy efekt niż zakup kolejnego narzędzia bez zmiany procesu.
Dodatkowe informacje na: księgowość.
