Założenie spółki przez S24 ma sens wtedy, gdy chcesz szybko wystartować i akceptujesz gotowy wzorzec umowy. To nie jest tryb dla każdego. Jeśli wspólnicy potrzebują niestandardowych zasad głosowania, uprzywilejowanych udziałów, rozbudowanych postanowień o wyjściu ze spółki albo aportów, system zacznie przeszkadzać zamiast pomagać. Jeżeli jednak plan jest prosty — spółka z jasnym podziałem udziałów, wkładami pieniężnymi i standardową strukturą — S24 pozwala przejść od pomysłu do wpisu w KRS bez notariusza i bez papierowej korespondencji.
Kiedy S24 jest dobrym wyborem, a kiedy lepiej iść do notariusza
Przez portal S24 można złożyć wniosek o wpis do KRS dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawnej, spółki komandytowej i prostej spółki akcyjnej. System działa na wzorcach dokumentów, więc największą zaletą jest tempo, a największym ograniczeniem — brak pełnej swobody w konstruowaniu umowy.
W praktyce najczęściej przez S24 zakłada się spółkę z o.o., bo daje dobrą równowagę między prostą rejestracją, ograniczeniem odpowiedzialności wspólników i przewidywalną strukturą. Minimalny kapitał zakładowy przy spółce z o.o. wynosi 5 000 zł, a wartość jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł. W S24 wkłady powinny być pieniężne, więc jeśli ktoś chce wnieść do spółki sprzęt, prawa autorskie, znak towarowy albo przedsiębiorstwo, lepsza będzie ścieżka notarialna.
S24 wybierz, gdy:
- wspólnicy są zgodni co do podziału udziałów i zasad reprezentacji,
- wystarczy standardowa umowa spółki,
- wkłady są pieniężne,
- zależy ci na niższych kosztach rejestracji,
- nie potrzebujesz skomplikowanych mechanizmów ochrony wspólnika mniejszościowego.
Notariusz będzie rozsądniejszy, gdy w spółce ma być inwestor, kilku wspólników o różnej roli, niestandardowe zasady sprzedaży udziałów, dopłaty, szczególne prawa osobiste albo precyzyjne zapisy dotyczące zakazu konkurencji. Błąd na starcie bywa droższy niż akt notarialny — zwłaszcza gdy konflikt pojawia się po pierwszych przychodach, a umowa milczy o tym, jak go rozwiązać.
Rejestracja w S24 krok po kroku: od konta do podpisu
Pierwszy krok to konto w portalu S24. Każdy wspólnik oraz osoby podpisujące dokumenty muszą mieć możliwość złożenia podpisu elektronicznego. W praktyce najprostszy jest Profil Zaufany, bo jest bezpłatny i wystarcza w typowych sprawach. Alternatywą jest kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis osobisty z e-dowodu.
Po zalogowaniu wybierasz rodzaj spółki i tworzysz dokumenty z dostępnych wzorców. Przy spółce z o.o. najważniejsze decyzje zapadają właśnie tutaj, nie dopiero przy wysyłce wniosku. Trzeba przygotować:
- nazwę spółki — najlepiej wcześniej sprawdzić w KRS, czy nie jest myląco podobna do istniejącej firmy,
- siedzibę i adres — adres musi być realny, bo trafi do rejestru i urzędów,
- kody PKD — jeden przeważający i dodatkowe, ale bez wrzucania przypadkowych kodów „na zapas”,
- wysokość kapitału zakładowego,
- liczbę i wartość udziałów,
- skład zarządu oraz sposób reprezentacji,
- dane wspólników i członków organów.
Najwięcej problemów powodują trzy rzeczy: zbyt szeroko dobrane PKD, przypadkowy sposób reprezentacji i niedopasowany podział udziałów. Przykład: dwóch wspólników po 50% wygląda sprawiedliwie, ale przy konflikcie może całkowicie zablokować spółkę. Z kolei reprezentacja „dwóch członków zarządu łącznie” zwiększa kontrolę, ale utrudnia codzienne podpisywanie umów, bankowość i szybkie decyzje.
Po uzupełnieniu wzorca umowy dokumenty podpisują elektronicznie wszyscy wymagani uczestnicy. Dopiero potem składa się wniosek do KRS i opłaca rejestrację. Aktualnie opłata sądowa za wpis w trybie S24 wynosi 250 zł, a ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym kosztuje 100 zł. Do tego dochodzi opłata operatora płatności.
Sąd rejestrowy rozpatruje wniosek złożony przez S24 szybciej niż klasyczny wniosek papierowy, ale „24 godziny” nie oznaczają gwarancji wpisu następnego dnia w każdej sprawie. Literówka w danych, niezgodność adresu, źle podpisany dokument albo problem z reprezentacją mogą skończyć się zwrotem lub wezwaniem. Przed wysyłką warto więc sprawdzić nie tylko umowę, ale też załączniki, dane osób i zgodność formularza z dokumentami.
Co zrobić po wpisie do KRS, żeby nie zacząć od zaległości
Wpis do KRS nie kończy sprawy. Od tego momentu spółka istnieje w pełnym obrocie, ale ma kilka terminów, których nie warto odkładać „na później”.
Najpierw PCC-3. Przy umowie spółki trzeba złożyć deklarację i zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych w terminie 14 dni. Stawka wynosi 0,5% podstawy opodatkowania. Przy spółce z o.o. punktem wyjścia jest kapitał zakładowy, z możliwością pomniejszenia podstawy o określone koszty związane z rejestracją. Podatek płaci spółka, nie prywatnie wspólnicy.
Następnie trzeba dopilnować NIP-8. NIP i REGON są nadawane automatycznie po wpisie do KRS, ale formularz NIP-8 służy do przekazania danych uzupełniających, między innymi rachunku bankowego, miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej czy danych kontaktowych. Standardowy termin to 21 dni od wpisu do KRS, a gdy spółka będzie płatnikiem składek ZUS — 7 dni od rozpoczęcia działalności powodującej taki obowiązek.
Kolejna rzecz to CRBR, czyli Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Tego obowiązku nie załatwia za zarząd automatycznie ani KRS, ani księgowa „w tle”, jeśli nie ma podpisu osoby uprawnionej. W przypadku spółek wpisanych do KRS po 13 października 2019 r. zgłoszenie do CRBR trzeba przekazać nie później niż w terminie 7 dni od wpisu do KRS.
Jeżeli spółka ma wykonywać czynności opodatkowane VAT, trzeba złożyć VAT-R przed rozpoczęciem sprzedaży objętej VAT. Tu nie warto działać automatycznie. Spółka, która od pierwszego dnia wystawia faktury dla czynnych podatników VAT, zwykle powinna przygotować rejestrację wcześniej. Spółka, która zaczyna od usług zwolnionych albo ma niewielką sprzedaż krajową, powinna najpierw sprawdzić, czy rejestracja VAT jest konieczna i opłacalna.
Po wpisie do KRS ustaw priorytety tak:
- Sprawdź odpis KRS i poprawność danych.
- Wyślij PCC-3 i zapłać podatek.
- Zgłoś beneficjentów rzeczywistych do CRBR.
- Złóż NIP-8.
- Otwórz rachunek bankowy i przekaż go w danych podatkowych.
- Zdecyduj, czy potrzebna jest rejestracja VAT-R.
- Uporządkuj księgowość, politykę obiegu dokumentów i dostęp do e-Urzędu Skarbowego.
Najgorszy start to spółka wpisana do KRS, ale bez kontroli nad terminami. KRS daje numer, ale nie prowadzi za ciebie podatków, CRBR, banku ani księgowości.
FAQ
Ile kosztuje założenie spółki przez S24?
Podstawowy koszt urzędowy rejestracji to 250 zł opłaty sądowej i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Do tego dochodzi opłata operatora płatności oraz późniejszy PCC.
Czy spółkę przez S24 da się założyć bez notariusza?
Tak, jeśli korzystasz z wzorca umowy i podpisujesz dokumenty elektronicznie. Notariusz jest potrzebny wtedy, gdy umowa ma zawierać niestandardowe postanowienia albo wkłady mają mieć formę niepieniężną.
Czy Profil Zaufany wystarczy do podpisania dokumentów w S24?
W typowej rejestracji tak. Dokumenty można podpisać Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo podpisem osobistym.
Czy S24 automatycznie zgłasza spółkę do VAT?
Nie. Rejestracja VAT wymaga osobnego formularza VAT-R, jeśli spółka ma być czynnym podatnikiem VAT.
Czy po wpisie do KRS trzeba jeszcze coś zgłaszać?
Tak. Najważniejsze obowiązki to PCC-3, CRBR, NIP-8, ewentualnie VAT-R oraz uporządkowanie rachunku bankowego i księgowości.
Zacznij od decyzji, czy wystarczy ci standardowy wzorzec umowy. Jeśli tak, przygotuj dane wspólników, kapitał, PKD, adres i sposób reprezentacji, a dopiero potem wchodź do S24. Jeśli już na etapie podziału udziałów albo reprezentacji pojawia się spór, nie klikaj dalej „dla szybkości” — najpierw usuń ten błąd, bo system zarejestruje spółkę szybciej, niż wspólnicy zdążą zrozumieć konsekwencje źle ustawionych zasad.
