Rok 2025 zmienił firmowe rozliczenia w kilku miejscach jednocześnie. Dla części przedsiębiorców oznaczał możliwość pozostania przy uproszczonej księgowości mimo wyższych obrotów. Dla największych podatników CIT – przeciwnie: początek znacznie dokładniejszego raportowania danych z ksiąg. Jednoosobowe działalności dostały kasowy PIT, zmieniła się minimalna składka zdrowotna, a firmy działające w kilku państwach Unii Europejskiej mogą korzystać z nowej procedury zwolnienia z VAT.
Największy błąd to wrzucanie tych zmian do jednego worka z KSeF. Obowiązkowy KSeF nie wszedł w życie w 2025 r. W tym roku można było się do niego przygotowywać i korzystać z systemu dobrowolnie, ale obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych został przesunięty na 2026 r.
Dla księgowości praktyczna zasada jest więc prosta: najpierw trzeba ustalić, które regulacje dotyczą konkretnej formy prawnej i skali działalności, a dopiero później zmieniać procedury lub program finansowo-księgowy.
Wyższy próg pełnej księgowości, ale znacznie dokładniejsze raportowanie danych
Od 2025 r. podniesiono limit przychodów, po którego przekroczeniu wskazani przedsiębiorcy muszą prowadzić księgi rachunkowe. Próg wzrósł z 2 mln euro do 2,5 mln euro.
Dla ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg w 2025 r. zastosowano kurs euro NBP z 1 października 2024 r. wynoszący 4,2846 zł. W efekcie próg dla 2025 r. wyniósł 10 711 500 zł.
To istotna różnica. Rok wcześniej odpowiadający mu limit wynosił 9 218 200 zł, ponieważ obowiązywał jeszcze próg 2 mln euro.
Zmiana ma znaczenie przede wszystkim dla osób fizycznych prowadzących działalność oraz określonych spółek osobowych, które po przekroczeniu ustawowego limitu przechodzą z uproszczonej ewidencji na księgi rachunkowe. Nie oznacza natomiast, że spółka z o.o. z niewielkim obrotem może zrezygnować z pełnej rachunkowości. Spółki kapitałowe prowadzą księgi rachunkowe niezależnie od tego limitu.
W praktyce firma, która osiągnęła w 2024 r. np. 9,8 mln zł przychodów uwzględnianych przy badaniu limitu, mogła w 2025 r. znaleźć się poniżej nowego progu, mimo że według wcześniejszego limitu musiałaby już przygotować się do pełnej rachunkowości.
Podniesiono również progi istotne przy ustalaniu obowiązku badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta dla jednostek, dla których obowiązek ten zależy od wielkości działalności. Nowe wartości to:
-
3 125 000 euro – suma aktywów bilansu na koniec roku,
-
6 250 000 euro – przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów,
-
50 osób – średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty.
Co do zasady znaczenie ma spełnienie co najmniej dwóch z trzech kryteriów. Nie należy jednak traktować tej reguły jako uniwersalnego sposobu sprawdzania każdej spółki. Niektóre jednostki podlegają obowiązkowemu badaniu na podstawie innych przepisów, niezależnie od osiągnięcia tych progów.
Jednocześnie 2025 r. rozpoczął wdrażanie obowiązku określanego potocznie jako JPK_CIT. Formalnie chodzi przede wszystkim o elektroniczne księgi podatkowe i strukturę JPK_KR_PD.
Pierwsza grupa została objęta nowymi zasadami dla lat podatkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2024 r. Są to przede wszystkim:
-
podatkowe grupy kapitałowe,
-
podatnicy CIT, których przychód w poprzednim roku podatkowym przekroczył 50 mln euro.
Pierwsze pliki dotyczące roku 2025 są przekazywane administracji skarbowej w 2026 r. Dla roku 2025 struktura dotycząca ewidencji środków trwałych JPK_ST_KR została ostatecznie pozostawiona fakultatywna.
To nie jest jednak obowiązek, który rozsądnie da się obsłużyć dopiero przy zamykaniu roku. Problem pojawia się wcześniej. Program księgowy musi przechowywać dane w sposób pozwalający później prawidłowo przygotować strukturę, m.in. powiązać zapisy księgowe z wymaganymi informacjami podatkowymi.
Najczęstszy praktyczny błąd polega na założeniu, że JPK_KR_PD jest po prostu kolejnym eksportem istniejącej księgi głównej. Nie jest. Jeżeli plan kont, identyfikacja kontrahentów i sposób ujmowania różnic podatkowych są niespójne, problem wychodzi dopiero przy generowaniu pliku – wtedy poprawianie danych za cały rok jest dużo droższe niż prawidłowa konfiguracja systemu na początku.
Kolejne grupy przedsiębiorców wchodzą do systemu etapowo. Dla lat rozpoczynających się po 31 grudnia 2025 r. obowiązek obejmuje następnych podatników CIT oraz podatników PIT zobowiązanych do przesyłania JPK_VAT miesięcznie. Ostatnia grupa zostaje objęta nim dla lat rozpoczynających się po 31 grudnia 2026 r.
Kasowy PIT i składka zdrowotna zmieniają rachunek opłacalności JDG
Od 1 stycznia 2025 r. osoby prowadzące działalność gospodarczą samodzielnie mogą wybrać kasową metodę rozliczania PIT. To jedna z bardziej praktycznych zmian dla małych firm pracujących z kontrahentami płacącymi po 30, 60 czy 90 dniach.
W zwykłym rozliczeniu przedsiębiorca może być zobowiązany do wykazania przychodu, mimo że klient jeszcze nie zapłacił faktury. Przy kasowym PIT przychód objęty tą metodą powstaje zasadniczo wtedy, gdy należność zostanie uregulowana.
Nie jest to jednak powszechna metoda kasowa dostępna dla każdej firmy.
W 2025 r. można było ją wybrać, jeżeli m.in.:
-
działalność była prowadzona samodzielnie,
-
przychody z tej działalności w poprzednim roku nie przekroczyły 1 000 000 zł,
-
przedsiębiorca nie prowadził ksiąg rachunkowych,
-
w odpowiednim terminie zostało złożone oświadczenie o wyborze metody.
Dla przedsiębiorcy kontynuującego działalność podstawowym terminem był 20 lutego 2025 r. Osoba rozpoczynająca działalność w ciągu roku składała oświadczenie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności, a przy rozpoczęciu firmy w grudniu – do końca roku.
Kasowy PIT można stosować także przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, choć oczywiście po stronie kosztów ryczałt nadal działa według własnej konstrukcji – wydatki nie obniżają podstawy opodatkowania tak jak na skali czy podatku liniowym.
Najważniejsze ograniczenie jest inne: metoda dotyczy zasadniczo transakcji B2B udokumentowanych prawidłowo i terminowo wystawioną fakturą. Sprzedaż konsumentowi nie staje się automatycznie przychodem kasowym tylko dlatego, że przedsiębiorca wybrał tę metodę.
Kasowego rozliczenia nie stosuje się również m.in. do przychodów:
-
z określonych transakcji z podmiotami powiązanymi – przepisy przewidują tutaj próg powiązań na poziomie co najmniej 5%,
-
z określonych transakcji z podmiotami z jurysdykcji stosujących szkodliwą konkurencję podatkową,
-
ze sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w odpowiedniej ewidencji.
Jest jeszcze jedno ograniczenie, o którym łatwo zapomnieć. Kasowy PIT nie pozwala odsuwać podatku bez końca. Jeżeli kontrahent nie zapłaci, przychód trzeba rozpoznać najpóźniej po upływie 2 lat od dnia wystawienia faktury. Przy likwidacji działalności również następuje odpowiednie rozpoznanie przychodu.
Częściowa zapłata oznacza częściowe powstanie przychodu. Podobnie traktowane są objęte przepisami wpłaty na poczet przyszłych dostaw lub usług.
To rozwiązanie ma więc sens przede wszystkim w firmach z dużą różnicą między datą faktury a datą otrzymania pieniędzy. Jeżeli większość klientów płaci w ciągu kilku dni, korzyść płynnościowa jest mała, a pojawia się dodatkowa ewidencja płatności. Trzeba bowiem kontrolować nie tylko wystawione faktury, lecz również moment i wysokość każdej zapłaty.
W 2025 r. zmieniła się także składka zdrowotna przedsiębiorców.
Minimalne wynagrodzenie od 1 stycznia 2025 r. wynosiło 4666 zł. Dla przedsiębiorców rozliczanych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym minimalna podstawa składki zdrowotnej w roku składkowym od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r. została obniżona do 75% minimalnego wynagrodzenia, czyli:
4666 zł × 75% = 3499,50 zł.
Minimalna składka wyniosła zatem:
3499,50 zł × 9% = 314,955 zł, po zaokrągleniu 314,96 zł miesięcznie.
Trzeba przy tym uważać na styczeń 2025 r., który należał jeszcze do poprzedniego roku składkowego. Minimalna składka za ten miesiąc wynosiła 381,78 zł. Dopiero od lutego dla skali i podatku liniowego zaczęła obowiązywać nowa minimalna kwota 314,96 zł.
Drugą istotną zmianą było wyłączenie od 1 stycznia 2025 r. przychodów i odpowiadających im kosztów związanych ze sprzedażą firmowych składników majątku – w tym środków trwałych – przy ustalaniu podstawy składki zdrowotnej. Dotyczy to przedsiębiorców na skali, podatku liniowym i ryczałcie.
Przy skali i podatku liniowym istnieje jednak dodatkowy niuans: w rozliczeniu rocznym przedsiębiorca może zdecydować o uwzględnieniu przychodów i kosztów ze sprzedaży składników majątku, jeśli taki wariant jest dla niego korzystniejszy. Nie należy więc mechanicznie usuwać każdej sprzedaży środka trwałego bez wcześniejszego przeliczenia obu wariantów.
VAT w Unii się upraszcza, a KSeF trzeba oddzielić od zmian obowiązujących w 2025 r.
Od 1 stycznia 2025 r. działa unijna procedura VAT SME, która ma znaczenie zwłaszcza dla mniejszych polskich firm sprzedających towary lub usługi w innych państwach UE.
Polski przedsiębiorca może ubiegać się o korzystanie ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim, jeśli spełnia warunki procedury oraz zasady obowiązujące w konkretnym kraju.
Najważniejszy limit unijny wynosi 100 000 euro rocznego obrotu na terytorium UE. Nie może zostać przekroczony ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym.
Oprócz tego przedsiębiorca musi zmieścić się w lokalnym limicie zwolnienia przewidzianym przez państwo, w którym chce korzystać z procedury. Poszczególne kraje mogą stosować różne progi i wyłączenia. Krajowy próg w ramach tych regulacji nie może przekraczać 85 000 euro lub równowartości tej kwoty.
Polska firma nie zaczyna stosować zagranicznego zwolnienia po prostu od momentu, w którym uzna, że mieści się w limicie. Najpierw musi:
-
złożyć elektroniczne uprzednie powiadomienie,
-
wskazać państwa, w których chce korzystać ze zwolnienia,
-
przekazać wymagane dane dotyczące obrotów,
-
uzyskać polski numer identyfikacyjny EX.
Sprawę obsługuje Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Standardowy termin obsługi wynosi 35 dni roboczych, choć może zostać przedłużony, jeżeli potrzebna jest dodatkowa weryfikacja.
Po wejściu do procedury dochodzi kolejny obowiązek: informacja kwartalna, składana w terminie miesiąca od zakończenia kwartału. To ważne, bo VAT SME upraszcza rozliczenie podatku za granicą, ale nie oznacza całkowitego braku ewidencji.
Po przekroczeniu unijnego limitu 100 000 euro trzeba zareagować znacznie szybciej. Informację dotyczącą okresu od początku kwartału do dnia przekroczenia limitu składa się w ciągu 15 dni roboczych.
Dla firm działających wyłącznie w Polsce sytuacja wyglądała inaczej: w 2025 r. podstawowy krajowy limit zwolnienia podmiotowego z VAT nadal wynosił 200 000 zł. Podwyższenie go do 240 000 zł nastąpiło dopiero od 2026 r. Nie należy stosować nowej kwoty do rozliczeń za 2025 r.
Podobnie trzeba potraktować KSeF. W 2025 r. przedsiębiorcy nie mieli powszechnego obowiązku wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur. Termin obowiązkowego wdrożenia został przesunięty.
Dla firm analizujących zmiany w 2025 r. oznaczało to jedno: nie trzeba było traktować faktury wystawionej poza KSeF jako błędnej tylko dlatego, że trwały już przygotowania do obowiązkowego systemu.
Nie oznaczało to jednak, że można było temat całkowicie zignorować. Firmy posiadające rozbudowany obieg dokumentów powinny wykorzystać 2025 r. przede wszystkim na uporządkowanie:
-
uprawnień do wystawiania i odbierania faktur,
-
integracji programu księgowego z KSeF,
-
procedury na wypadek problemów z dostępem do systemu,
-
odpowiedzialności między firmą a biurem rachunkowym,
-
sposobu automatycznego przypisywania dokumentów do kontrahentów i zapisów księgowych.
Najbardziej ryzykowny wariant to zakup „modułu KSeF” bez przetestowania całego procesu. Samo wysłanie XML-a nie rozwiązuje problemu. W praktyce więcej kłopotów powodują uprawnienia użytkowników, błędne dane kontrahenta, korekty oraz to, kto odpowiada za dokument po stronie księgowości i działu sprzedaży.
FAQ
Czy każda firma mogła w 2025 r. prowadzić uproszczoną księgowość do 10 711 500 zł przychodu?
Nie. Limit 10 711 500 zł dotyczył podmiotów, dla których ustawa uzależnia obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych od wysokości przychodów. Spółka z o.o. czy spółka akcyjna prowadzi księgi rachunkowe niezależnie od tego progu.
Czy limit kasowego PIT w 2025 r. wynosił 2 mln zł?
Nie. W 2025 r. limit wynosił 1 mln zł przychodów z samodzielnie prowadzonej działalności w poprzednim roku. Podwyższenie limitu do 2 mln zł dotyczy dopiero 2026 r.
Czy kasowy PIT oznacza, że od niezapłaconej faktury nigdy nie trzeba zapłacić podatku?
Nie. Jeżeli kontrahent nie zapłaci, przychód trzeba co do zasady rozpoznać najpóźniej po 2 latach od wystawienia faktury. Metoda przesuwa moment opodatkowania, ale nie likwiduje go bezterminowo.
Ile wynosiła minimalna składka zdrowotna przedsiębiorcy na skali lub podatku liniowym w 2025 r.?
Za styczeń 2025 r. minimum wynosiło 381,78 zł, natomiast od lutego 2025 r., po obniżeniu minimalnej podstawy do 3499,50 zł, minimalna składka wynosiła 314,96 zł miesięcznie.
Czy sprzedaż firmowego samochodu lub maszyny zwiększała w 2025 r. podstawę składki zdrowotnej?
Co do zasady od 1 stycznia 2025 r. przychody i koszty związane ze sprzedażą takich składników majątku zostały wyłączone z podstawy. Przy skali i podatku liniowym w rozliczeniu rocznym można jednak zdecydować o ich uwzględnieniu, jeżeli taki wariant jest korzystniejszy.
Czy JPK_CIT dotyczył już w 2025 r. wszystkich spółek z o.o.?
Nie. Pierwsza fala objęła przede wszystkim podatkowe grupy kapitałowe oraz największych podatników CIT z przychodami przekraczającymi 50 mln euro w poprzednim roku podatkowym. Obowiązek jest rozszerzany etapami.
Czy w 2025 r. trzeba było wystawiać wszystkie faktury przez KSeF?
Nie. Obowiązkowy KSeF nie obowiązywał w 2025 r. Obowiązek został przesunięty na 2026 r., dlatego w 2025 r. najważniejsze było przygotowanie procesów i systemów, a nie przymusowe przejście wszystkich firm na faktury ustrukturyzowane.
Czy procedura VAT SME oznacza jeden limit VAT dla całej Unii?
Nie. Limit 100 000 euro dotyczy całkowitego obrotu przedsiębiorcy na terytorium UE i jest jednym z warunków korzystania z procedury. Jednocześnie trzeba spełniać warunki oraz zmieścić się w progu zwolnienia obowiązującym w każdym państwie, w którym przedsiębiorca chce korzystać ze zwolnienia.
Pierwszą rzeczą do sprawdzenia nie powinien być KSeF ani zakup nowego programu księgowego. Najpierw porównaj przychody firmy za 2024 r. z progami obowiązującymi w 2025 r. i ustal, do której grupy faktycznie należysz. Przy działalności osoby fizycznej sprawdź przede wszystkim próg 10 711 500 zł dla ksiąg rachunkowych oraz 1 mln zł dla kasowego PIT. Przy spółce na CIT zweryfikuj obowiązek JPK_KR_PD i badania sprawozdania. Dopiero po tej kwalifikacji zmieniaj ewidencję, procedury i oprogramowanie. Najdroższy błąd to wdrożenie obowiązku, którego firma jeszcze nie ma, przy jednoczesnym przeoczeniu tego, który już obowiązuje.
Dodatkowe informacje na: profesjonalnego biura rachunkowego.
