Weryfikacja kontrahentów w biznesie odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania oraz minimalizowaniu ryzyka finansowego. W tym celu od 2019 roku przedsiębiorcy w Polsce mogą korzystać z białej listy podatników VAT – nowoczesnego narzędzia stworzonego przez administrację skarbową. Ten ogólnodostępny wykaz nie tylko pomaga sprawdzić status podatkowy firm, ale także weryfikuje numery rachunków bankowych, co chroni przed sankcjami finansowymi. W artykule szczegółowo omówimy, czym jest biała lista VAT, jakie dane zawiera oraz co zrobić w sytuacji, gdy pojawiają się nieścisłości.
Co to jest biała lista VAT i jak działa
Biała lista VAT to elektroniczny wykaz podatników VAT, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. To narzędzie umożliwia przedsiębiorcom sprawdzenie wiarygodności kontrahentów oraz uniknięcie sankcji związanych z płatnościami na niewłaściwe rachunki bankowe. Lista ta dostępna jest online i pozwala na weryfikację danych w prosty sposób, co jest szczególnie przydatne w codziennych działaniach biznesowych.
Dzięki białej liście VAT można:
- Zweryfikować, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
- Sprawdzić powody wykreślenia z rejestru VAT lub przywrócenia do niego.
- Potwierdzić, czy numer rachunku bankowego podany na fakturze znajduje się w wykazie.
Przepisy wprowadzające ten wykaz nakładają obowiązek weryfikacji rachunków bankowych kontrahentów przy transakcjach przekraczających 15 tysięcy złotych. Niesprawdzenie tych danych może skutkować brakiem możliwości zaliczenia takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów lub odpowiedzialnością solidarną za zaległości podatkowe kontrahenta.
Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT
Biała lista podatników VAT obejmuje szczegółowe informacje o podmiotach gospodarczych, które są istotne dla ich partnerów biznesowych. Dane te są aktualizowane codziennie, co zapewnia ich rzetelność i wiarygodność. Na liście znajdują się:
- Nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy.
- Numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numer REGON, jeśli został nadany.
- Status podatkowy, czyli informacja, czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, zwolnionym z tego obowiązku, czy też został wykreślony z rejestru.
- Numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych w urzędzie skarbowym i potwierdzonych przez system STIR.
- Adres siedziby firmy lub stałego miejsca prowadzenia działalności.
- Imiona, nazwiska i numery identyfikacyjne osób uprawnionych do reprezentowania firmy oraz wspólników.
Te dane pozwalają na kompleksową ocenę kontrahenta, a także potwierdzenie jego wiarygodności finansowej. Ważnym elementem jest dostępność informacji historycznych – przedsiębiorca może sprawdzić status podatkowy kontrahenta nawet do pięciu lat wstecz, co dodatkowo zwiększa funkcjonalność wykazu.
Jakie rachunki można znaleźć na białej liście VAT
Jednym z kluczowych elementów białej listy VAT są numery rachunków bankowych podatników. Znajdują się na niej wyłącznie rachunki firmowe, tzw. rachunki rozliczeniowe, które zostały zgłoszone w odpowiednich rejestrach i potwierdzone przez system STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej). To właśnie te rachunki są niezbędne do realizacji przelewów na kwoty powyżej 15 tysięcy złotych, aby uniknąć negatywnych konsekwencji prawnych.
Na białej liście VAT znajdziemy:
- Rachunki rozliczeniowe przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.
- Rachunki firm, które zostały przywrócone do rejestru podatników VAT.
Warto pamiętać, że wykaz nie obejmuje:
- Rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (tzw. ROR), nawet jeśli są wykorzystywane do celów firmowych.
- Rachunków podmiotów zagranicznych, które nie są prowadzone w polskich bankach.
- Rachunków wirtualnych, takich jak subkonta tworzone na potrzeby konkretnej transakcji.
W przypadku zmiany rachunku bankowego podatnik musi zadbać o jego zgłoszenie do właściwego urzędu skarbowego lub zaktualizowanie danych w CEIDG. Brak aktualizacji sprawia, że rachunek nie pojawi się w wykazie, co naraża kontrahenta na ryzyko finansowe i prawne.
Co zrobić, gdy rachunek bankowy firmy nie znajduje się na białej liście
Brak rachunku na białej liście VAT może powodować poważne problemy, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i jego kontrahentów. Najczęściej przyczyną takiej sytuacji jest niedopełnienie formalności związanych z rejestracją rachunku w odpowiednim rejestrze. Warto krok po kroku przeanalizować możliwe scenariusze i odpowiednio zareagować.
Jak postępować?
- Sprawdź rodzaj rachunku
Upewnij się, że używany rachunek to rachunek rozliczeniowy przeznaczony do celów biznesowych. Rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR) nie są uwzględniane w wykazie. - Zgłoś rachunek do urzędu skarbowego
- W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej należy zaktualizować dane w CEIDG.
- Spółki zarejestrowane w KRS powinny przesłać formularz NIP-8.
- Spółki cywilne aktualizują dane poprzez formularz NIP-2.
- Wyjaśnij sprawę w banku
Jeśli rachunek został zgłoszony, ale nadal nie widnieje w wykazie, możliwe, że bank nie przekazał jego numeru do systemu STIR. W takim przypadku należy skontaktować się z bankiem w celu wyjaśnienia sytuacji. - Skorzystaj z zawiadomienia ZAW-NR
Jeśli dokonasz płatności na rachunek, który nie znajduje się w wykazie, możesz uniknąć sankcji finansowych, składając zawiadomienie ZAW-NR do odpowiedniego urzędu skarbowego w terminie 7 dni od daty przelewu.
Dbając o aktualność danych w wykazie, przedsiębiorca nie tylko chroni swoją firmę, ale także zapewnia bezpieczeństwo swoim kontrahentom. Regularne weryfikowanie numerów rachunków jest zatem nieodzownym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w zgodzie z przepisami.
