Najdroższy błąd przy otwieraniu prywatnego przedszkola powstaje zwykle jeszcze przed złożeniem pierwszego wniosku: podpisuje się wieloletnią umowę najmu lokalu, a dopiero później sprawdza, czy budynek da się legalnie przeznaczyć na placówkę dla dzieci. Remont, dodatkowa droga ewakuacyjna, dostosowanie instalacji przeciwpożarowej albo formalna zmiana sposobu użytkowania potrafią wtedy dołożyć do inwestycji dziesiątki lub setki tysięcy złotych.
W polskich przepisach „przedszkole prywatne” funkcjonuje przede wszystkim jako przedszkole niepubliczne. Może je założyć osoba fizyczna albo osoba prawna, np. spółka z o.o., fundacja czy stowarzyszenie. Samo prowadzenie szkoły lub placówki oświatowej nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu Prawa oświatowego, dlatego wpis do CEIDG nie zastępuje procedury oświatowej. Placówka musi zostać wpisana do właściwej ewidencji prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego — w przypadku przedszkola będzie to co do zasady gmina.
Najrozsądniejsza kolejność jest więc odwrotna od tej, którą wybiera wielu początkujących właścicieli: najpierw lokal i możliwość jego legalnego użytkowania, później dokumentacja i wpis do ewidencji, a dopiero następnie pełne wyposażenie, zatrudnianie całego zespołu i kampania rekrutacyjna.
Lokal trzeba sprawdzić przed podpisaniem umowy, nie po remoncie
Nie istnieje jeden ogólnopolski przepis mówiący, że każde pełne przedszkole musi mieć np. 2 albo 2,5 m² powierzchni na dziecko. Tego rodzaju proste wskaźniki pojawiają się przy innych formach wychowania przedszkolnego, m.in. punktach i zespołach przedszkolnych. W przypadku przedszkola lokal analizuje się szerzej: pod kątem Prawa budowlanego, ochrony przeciwpożarowej, wymogów sanitarnych, bezpieczeństwa użytkowania i rzeczywistej funkcji pomieszczeń.
To ważna różnica. Lokal mający 180 m² nie staje się automatycznie odpowiedni dla określonej liczby dzieci tylko dlatego, że wynik dzielenia powierzchni wygląda dobrze.
Przed zawarciem długiej umowy najmu trzeba ustalić przede wszystkim:
-
jakie jest aktualne przeznaczenie i sposób użytkowania lokalu;
-
czy uruchomienie przedszkola będzie wymagało zgłoszenia albo przeprowadzenia zmiany sposobu użytkowania;
-
jak budynek jest sklasyfikowany pod względem ochrony przeciwpożarowej;
-
czy istnieją odpowiednie drogi i wyjścia ewakuacyjne;
-
czy drzwi, korytarze, schody i dojścia spełniają wymagania dla planowanej funkcji;
-
czy instalacje elektryczna, gazowa i wentylacyjna mają wymagane przeglądy;
-
czy można wykonać odpowiednią liczbę sanitariatów i umywalek dla dzieci;
-
gdzie będzie wydawana albo przygotowywana żywność;
-
czy da się wydzielić przestrzeń na szatnię, sale zajęć, sanitariaty, zaplecze personelu, magazyn środków czystości i inne wymagane funkcje;
-
czy nieruchomość zapewnia bezpieczne dojście i możliwość odbierania dzieci bez blokowania ruchu.
W praktyce dobry lokal przedszkolny znacznie częściej przegrywa przez ewakuację, układ pomieszczeń i zmianę sposobu użytkowania niż przez sam metraż.
Jeżeli lokal wcześniej był biurem, sklepem albo mieszkaniem, nie należy zakładać, że wystarczy go pomalować, wstawić małe stoliki i zamontować zabezpieczenia kontaktów. Przedszkole jest miejscem, w którym przebywa jednocześnie grupa małych dzieci wymagających pomocy przy ewakuacji. Z punktu widzenia przepisów przeciwpożarowych ma to istotne konsekwencje.
Przed najmem opłaca się zamówić wizję lokalną rzeczoznawcy ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych oraz architekta znającego obiekty oświatowe. Kilkaset lub kilka tysięcy złotych wydane na analizę przed podpisaniem umowy może ochronić przed remontem wartym 100–300 tys. zł, który nadal nie doprowadzi lokalu do wymaganej zgodności.
Sam budżet adaptacji jest bardzo zależny od punktu wyjścia. Przy lokalu, który nie był wcześniej przedszkolem, rozsądnie jest przyjąć orientacyjnie:
-
adaptację i remont: około 1 500–4 000 zł/m² przy poważniejszym zakresie prac;
-
meble, wyposażenie sal, pomoce dydaktyczne i wyposażenie szatni: około 30–100 tys. zł;
-
wyposażenie kuchni lub zaplecza cateringowego: od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych;
-
system kontroli wejścia, monitoring, domofon, sieć i wyposażenie biura: zwykle 5–20 tys. zł;
-
plac zabaw: od około 30–40 tys. zł za prosty zestaw do ponad 100 tys. zł przy większej instalacji i przygotowaniu bezpiecznej nawierzchni.
Dla placówki na kilkadziesiąt dzieci całkowity koszt wejścia w wynajęty lokal łatwo przekracza 150–300 tys. zł, a rozbudowana adaptacja może podnieść inwestycję powyżej 500 tys. zł.
Tu nie warto oszczędzać na niewłaściwych elementach. Tańsze krzesła można później wymienić. Źle zaprojektowane wyjście ewakuacyjne albo wentylacja oznaczają kolejne roboty budowlane, opóźnienie otwarcia i ponowną dokumentację.
Wpis do ewidencji to dopiero moment, w którym placówka staje się przedszkolem
Niepubliczne przedszkole powstaje po uzyskaniu wpisu do ewidencji szkół i placówek niepublicznych. Ewidencję prowadzi organ samorządowy właściwy dla danego typu placówki. Dla standardowego przedszkola będzie to gmina właściwa ze względu na miejsce prowadzenia placówki.
Zgłoszenie powinno być przygotowane dopiero wtedy, gdy wiadomo już dokładnie, kto prowadzi przedszkole, gdzie ono działa, kiedy ma rozpocząć działalność i na jakich zasadach będzie funkcjonować.
W dokumentacji trzeba uwzględnić m.in.:
-
oznaczenie osoby prowadzącej;
-
nazwę i adres przedszkola;
-
planowany termin rozpoczęcia działalności;
-
informacje dotyczące lokalu i warunków zapewniających dzieciom oraz pracownikom bezpieczeństwo i higienę;
-
statut przedszkola;
-
dane dotyczące kwalifikacji dyrektora i nauczycieli;
-
dokumenty i opinie wymagane dla konkretnego lokalu i sposobu organizacji placówki.
Organ prowadzący ewidencję dokonuje wpisu w ustawowym trybie. W praktyce trzeba zakładać, że samo formalne procedowanie może potrwać do około 30 dni, a znacznie więcej czasu zajmuje wcześniejsze skompletowanie załączników. Jeżeli urząd wezwie do poprawienia dokumentów, termin otwarcia zaczyna być napięty.
Dlatego pomysł „złożymy papiery w sierpniu i otworzymy 1 września” jest ryzykowny. Rekrutację można przygotowywać wcześniej, ale podpisywanie z rodzicami bezwarunkowych umów z gwarantowaną datą startu przed zakończeniem procedur może skończyć się zwrotami opłat i sporem z klientami.
Statut nie może być dokumentem skopiowanym z pierwszego wzoru znalezionego w internecie. Powinien odpowiadać rzeczywistemu modelowi pracy placówki: jej organizacji, zasadom przyjmowania dzieci, prawom i obowiązkom, sposobowi działania organów oraz organizacji opieki i procesu wychowania przedszkolnego.
Niepubliczne przedszkole pozostaje elementem systemu oświaty. To oznacza m.in. obowiązek realizowania podstawy programowej wychowania przedszkolnego, prowadzenia wymaganej dokumentacji i zatrudniania nauczycieli spełniających wymagania kwalifikacyjne.
Tu pojawia się częsty błąd rekrutacyjny. Dyplom z napisem „pedagogika” nie oznacza automatycznie kwalifikacji do pracy jako nauczyciel wychowania przedszkolnego. Kandydata trzeba ocenić według aktualnego rozporządzenia dotyczącego szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli, uwzględniając kierunek studiów, specjalność, przygotowanie pedagogiczne oraz datę i tryb ukończenia kształcenia.
Przed dopuszczeniem osoby do pracy z dziećmi dochodzą obowiązki związane z ochroną małoletnich. Placówka musi stosować standardy ochrony małoletnich, a zatrudnianych lub dopuszczanych do określonych czynności z dziećmi osób nie wolno sprawdzać wyłącznie na podstawie CV i oświadczenia. W praktyce konieczna jest m.in. weryfikacja w odpowiednich rejestrach, a w przypadkach określonych przepisami również dokumentacja dotycząca niekaralności.
Nie jest to papierologia, którą można uzupełnić „po pierwszym miesiącu”. Kontrola placówki może dotyczyć zarówno kwalifikacji personelu, jak i dokumentacji kadrowej, organizacji pracy czy ochrony dzieci.
Budżet przedszkola rozstrzygają kadry, czynsz i dotacja, a nie liczba zapisów na Facebooku
Po wpisie zaczyna się trudniejsza część — utrzymanie placówki przez dwanaście miesięcy, również wtedy, gdy kilka rodzin zrezygnuje jednocześnie.
Właściciele często liczą rentowność zbyt prosto: 40 dzieci razy 1 500 zł czesnego daje 60 tys. zł miesięcznie, więc biznes powinien się spinać. Problem w tym, że przedszkole jest działalnością o wysokich kosztach stałych.
Największe pozycje to zwykle:
-
wynagrodzenia nauczycieli, pomocy nauczyciela i administracji;
-
czynsz i opłaty eksploatacyjne;
-
catering albo funkcjonowanie własnej kuchni;
-
media;
-
sprzątanie i środki higieniczne;
-
księgowość i obsługa kadrowo-płacowa;
-
ubezpieczenie;
-
materiały edukacyjne i plastyczne;
-
serwis wyposażenia i naprawy;
-
zastępstwa podczas chorób i urlopów;
-
szkolenia oraz medycyna pracy.
W dużych miastach miesięczny koszt jednego pełnego etatu pedagogicznego z punktu widzenia pracodawcy potrafi przekroczyć 8–12 tys. zł, zależnie od wynagrodzenia brutto i formy zatrudnienia. Kilkuosobowy zespół szybko staje się największą pozycją budżetu.
Do tego dochodzą absencje. Przedszkola nie można prowadzić na modelu, w którym każda grupa ma „dokładnie jednego człowieka”. Jedna grypa w zespole i cały grafik zaczyna się rozpadać. Potrzebna jest osoba rezerwowa, możliwość zastępstw albo liczniejsza kadra.
Drugim filarem finansowania jest dotacja z gminy. Standardowe niepubliczne przedszkole może otrzymywać dotację obliczaną na podstawie podstawowej kwoty dotacji dla przedszkoli publicznych w danej gminie. W typowym modelu niepublicznego przedszkola jest to 75% podstawowej kwoty dotacji na jedno dziecko, z odrębnymi zasadami dotyczącymi m.in. dzieci posiadających orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego.
Nie wolno jednak zakładać w biznesplanie jednej ogólnopolskiej kwoty, np. „1 200 zł na dziecko”. Podstawowa kwota dotacji jest wyliczana lokalnie, dlatego realne stawki różnią się między Warszawą, Krakowem, Wrocławiem, Poznaniem czy małą gminą pod miastem i mogą być aktualizowane w trakcie roku.
Istnieje również możliwość otrzymywania przez niepubliczne przedszkole dotacji odpowiadającej 100% podstawowej kwoty dotacji, ale wymaga to spełnienia ustawowych warunków właściwych dla tej formy finansowania, w tym zasad dotyczących opłat, czasu bezpłatnego nauczania, rekrutacji oraz udziału w procedurze prowadzonej przez gminę. Nie jest to automatyczny wybór dostępny każdej nowej placówce od pierwszego miesiąca działalności.
Kto planuje start z wykorzystaniem dotacji, powinien sprawdzić lokalne procedury jeszcze w roku poprzedzającym otwarcie. Ustawa o finansowaniu zadań oświatowych wiąże prawo do dotowania z obowiązkami informacyjnymi, w tym z przekazaniem organowi dotującemu informacji o planowanej liczbie dzieci w wymaganym terminie — co do zasady do 30 września roku poprzedzającego rok udzielania dotacji — oraz z prawidłowym raportowaniem danych do Systemu Informacji Oświatowej. Są wyjątki i mechanizmy pozwalające samorządowi zgodzić się na odstępstwo, ale nie należy budować na nich podstawowego wariantu finansowego.
Najbezpieczniej przygotować trzy wersje budżetu:
-
wariant pełnego obłożenia, np. 90–95% dostępnych miejsc;
-
wariant bazowy, np. 75–80%;
-
wariant trudny, np. 55–60% miejsc przez pierwsze kilka miesięcy.
Jeżeli placówka nie jest w stanie przeżyć wariantu bazowego bez ciągłego dokładania gotówki właściciela, problemem nie jest marketing. Problemem jest model kosztowy.
Trzeba też uważać z opłatami dodatkowymi. Rodzice patrzą dziś nie tylko na czesne, lecz na całkowity miesięczny rachunek: wyżywienie, zajęcia dodatkowe, wpisowe, materiały, wycieczki i ewentualne opłaty wakacyjne. Czesne 1 300 zł brzmi atrakcyjnie, ale jeżeli po doliczeniu jedzenia i zajęć rachunek rośnie do 2 100 zł, rodzic porówna placówkę z ofertami w tej właśnie cenie.
W dużych miastach prywatne przedszkola pobierają zwykle około 1 000–2 500 zł miesięcznego czesnego, a placówki premium lub dwujęzyczne mogą przekraczać 3 000 zł. Wyżywienie często rozliczane jest dodatkowo — najczęściej jako dzienna stawka za obecność dziecka. Nie ma jednak sensu kopiować ceny konkurenta z drugiej części miasta. Czynsz przy ul. Puławskiej w Warszawie, na obrzeżach Rzeszowa i w podkrakowskiej gminie tworzy trzy zupełnie różne modele ekonomiczne.
Przed otwarciem trzeba również rozstrzygnąć, co placówka faktycznie sprzedaje rodzicom poza samą opieką. Kameralna grupa, dwujęzyczność, długi czas otwarcia, własny ogród czy specjalistyczna kadra mogą uzasadniać wyższe czesne. Dziesięć przypadkowych zajęć dodatkowych w tygodniu zwykle nie.
Najbardziej irytującym elementem prowadzenia przedszkola nie jest przy tym dokumentacja, lecz brak elastyczności kosztów. Gdy z 40 zapisanych dzieci zostaje 32, nie można następnego dnia zmniejszyć lokalu o 20%, zwolnić części kadry i obniżyć rachunków za ogrzewanie. Obłożenie trzeba więc liczyć konserwatywnie, a przed startem zabezpieczyć kapitał na kilka miesięcy działalności przy niższej liczbie dzieci.
FAQ
Czy do otwarcia prywatnego przedszkola trzeba mieć wykształcenie pedagogiczne?
Nie. Osoba prowadząca przedszkole nie musi sama być nauczycielem. Placówka musi jednak zapewnić dyrektora i nauczycieli posiadających kwalifikacje wymagane dla powierzonych im stanowisk.
Czy trzeba zakładać działalność gospodarczą w CEIDG?
Samo prowadzenie przedszkola jako placówki oświatowej nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu Prawa oświatowego. Osoba fizyczna może być osobą prowadzącą przedszkole bez traktowania samej działalności oświatowej jak zwykłej firmy wpisanej do CEIDG. Dodatkowe usługi niezwiązane bezpośrednio z działalnością oświatową mogą jednak wymagać odrębnej analizy.
Ile metrów kwadratowych musi mieć przedszkole na jedno dziecko?
Dla pełnego niepublicznego przedszkola nie funkcjonuje jeden prosty ogólnopolski przelicznik typu 2–2,5 m² na każde dziecko. Lokal musi spełniać wymagania wynikające m.in. z przepisów budowlanych, sanitarnych i przeciwpożarowych. Proste wskaźniki powierzchniowe dotyczą przede wszystkim wybranych innych form wychowania przedszkolnego.
Ile kosztuje otwarcie przedszkola?
Przy wynajętym lokalu wymagającym adaptacji rozsądny budżet początkowy dla placówki na kilkadziesiąt dzieci to zwykle co najmniej 150–300 tys. zł. Jeżeli potrzebna jest większa przebudowa, instalacje przeciwpożarowe, nowa wentylacja, kuchnia albo rozbudowany plac zabaw, koszt może przekroczyć 500 tys. zł.
Ile trwa rejestracja przedszkola?
Sam wpis do ewidencji odbywa się w ustawowej procedurze liczonej w tygodniach, ale przygotowanie lokalu, opinii i dokumentacji trwa znacznie dłużej. Realistycznie projekt od wyboru zwykłego lokalu do otwarcia placówki należy planować na kilka miesięcy, a przy poważnej przebudowie nawet dłużej.
Czy prywatne przedszkole dostaje dotację z gminy?
Tak, po spełnieniu ustawowych warunków. W typowym modelu niepubliczne przedszkole otrzymuje dotację odpowiadającą 75% podstawowej kwoty dotacji dla przedszkoli publicznych w danej gminie, z osobnymi zasadami dotyczącymi m.in. dzieci z orzeczeniami. Konkretna kwota zależy od wyliczeń danej gminy.
Czy można otworzyć przedszkole w mieszkaniu albo domu jednorodzinnym?
Sam fakt posiadania domu nie wystarcza. Trzeba sprawdzić możliwość zgodnego z prawem wykorzystania budynku na cele przedszkolne, w tym ewentualną zmianę sposobu użytkowania, warunki techniczne, ochronę przeciwpożarową i wymagania sanitarne. Dom, który dobrze sprawdza się dla rodziny, może być bardzo kosztowny do dostosowania dla grupy dzieci.
Czy można najpierw otworzyć przedszkole, a później uzyskać wpis do ewidencji?
Nie należy tak planować działalności. Wpis do ewidencji jest elementem legalnego uruchomienia niepublicznej placówki oświatowej. Przyjmowanie dzieci jak do działającego przedszkola przed zakończeniem wymaganej procedury tworzy poważne ryzyko prawne i finansowe.
Czy niepubliczne przedszkole musi realizować podstawę programową?
Tak. Prywatny charakter placówki nie oznacza dowolności programowej. Niepubliczne przedszkole realizuje podstawę programową wychowania przedszkolnego, choć może rozszerzać ofertę o własne metody, języki obce, zajęcia artystyczne czy autorskie programy.
Pierwsza decyzja przed wydaniem pieniędzy powinna więc dotyczyć konkretnego lokalu, nie nazwy przedszkola, logo ani reklamy. Weź rzut budynku, dokumentację nieruchomości i założoną liczbę dzieci, a następnie sprawdź lokal równolegle pod kątem budowlanym, sanitarnym i przeciwpożarowym. Dopiero gdy z tej analizy wynika, że adaptacja jest wykonalna i mieści się w budżecie, podpisuj długoterminowy najem i uruchamiaj procedurę wpisu. Najpierw trzeba wyeliminować ryzyko, że przedszkola nie da się legalnie otworzyć w miejscu, za które już zaczęło się płacić czynsz.
