Jeśli sprzedajesz konsumentom produkty fizyczne, GPSR nie jest już przepisem, do którego trzeba się dopiero przygotować. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/988 stosuje się od 13 grudnia 2024 r. i zmieniło przede wszystkim trzy rzeczy: wymaga lepszego udokumentowania bezpieczeństwa produktu, rozszerza obowiązki związane ze sprzedażą internetową i mocniej porządkuje odpowiedzialność za produkty pochodzące spoza Unii Europejskiej.
Najwięcej problemów nie mają przy tym duzi producenci z działami compliance. W praktyce potykają się głównie sklepy internetowe, importerzy, sprzedawcy marketplace’owi i firmy sprzedające towary pod własną marką. Częsty scenariusz wygląda tak: produkt jest fizycznie oznakowany, dostawca przesłał jakiś raport z badań, ale karta produktu w sklepie nie zawiera danych producenta, osoby odpowiedzialnej ani wymaganych ostrzeżeń. Albo polski przedsiębiorca uważa się za zwykłego sprzedawcę, choć sprowadza towar bezpośrednio z Chin i prawnie działa jako importer.
GPSR nie sprowadza się więc do dodania kilku linijek w regulaminie sklepu. Dotyczy samego produktu, dokumentacji, etykiet, danych w ofercie internetowej, identyfikowalności dostaw, obsługi skarg oraz procedury działania wtedy, gdy okaże się, że produkt jest niebezpieczny.
Co dokładnie reguluje GPSR i jakie produkty obejmuje
GPSR, czyli General Product Safety Regulation, ustanawia ogólną zasadę: na rynku Unii Europejskiej mogą być wprowadzane i udostępniane konsumentom wyłącznie produkty bezpieczne.
Produktem bezpiecznym jest taki produkt, który przy normalnym albo racjonalnie przewidywalnym użyciu nie stwarza zagrożenia albo powoduje jedynie minimalne ryzyko dające się zaakceptować przy jego normalnym zastosowaniu.
Ocena nie kończy się na pytaniu, czy produkt działa zgodnie z instrukcją. Trzeba brać pod uwagę między innymi:
-
konstrukcję, skład i właściwości techniczne,
-
opakowanie, montaż, instalację i sposób konserwacji,
-
możliwość używania produktu razem z innymi produktami,
-
oznakowanie, instrukcje i ostrzeżenia,
-
użytkowanie przez dzieci, osoby starsze i osoby z niepełnosprawnościami,
-
sytuacje, w których wygląd produktu może sugerować inne zastosowanie niż przewidziane,
-
w odpowiednich przypadkach również cyberbezpieczeństwo, aktualizacje oraz funkcje uczące się lub przewidujące.
Ten ostatni punkt ma znaczenie np. przy urządzeniach smart, produktach połączonych z aplikacją czy sprzęcie, którego bezpieczeństwo zależy od oprogramowania. Produkt nie powinien stać się niebezpieczny tylko dlatego, że aktualizacja zmieniła sposób jego działania albo utrata połączenia powoduje niekontrolowane zachowanie urządzenia.
GPSR działa przede wszystkim jako ogólna siatka bezpieczeństwa dla produktów konsumpcyjnych. Obejmuje produkty nowe, używane, naprawione i odnowione. Może również obejmować produkt formalnie przeznaczony dla profesjonalistów, jeżeli w racjonalnie przewidywalnych warunkach może trafić do konsumenta.
Nie stosuje się natomiast m.in. do:
-
produktów leczniczych dla ludzi i zwierząt,
-
żywności,
-
pasz,
-
żywych roślin i zwierząt oraz określonych produktów związanych z ich rozmnażaniem,
-
produktów ubocznych pochodzenia zwierzęcego i produktów pochodnych,
-
środków ochrony roślin,
-
określonego sprzętu transportowego obsługiwanego bezpośrednio przez usługodawcę,
-
niektórych statków powietrznych,
-
antyków.
Istotny niuans dotyczy produktów podlegających już szczegółowym regulacjom unijnym. Zabawka, urządzenie elektryczne, kosmetyk czy inny produkt regulowany sektorowo nie staje się automatycznie „wyłączony z GPSR”. Jeżeli szczególne przepisy unijne regulują określone ryzyko, stosuje się je w pierwszej kolejności, a GPSR działa w zakresie nieuregulowanym. Zakres konkretnych obowiązków trzeba więc ustalać dla danej kategorii produktu.
Z tego powodu błędem jest tworzenie jednego szablonu „zgodności z GPSR” dla całego sklepu liczącego kilkaset różnych produktów. Drewniana półka, kubek, elektronika i zabawka mogą podlegać innym wymaganiom szczególnym, mimo że znajdują się w tym samym katalogu.
Drugi częsty błąd to traktowanie GPSR jak kolejnego systemu oznakowania CE. GPSR nie wprowadza uniwersalnego znaku CE ani „certyfikatu GPSR”. Jeżeli dany produkt nie podlega przepisom wymagającym CE, samo GPSR nie daje podstawy do umieszczania tego oznakowania. Kupowanie przypadkowego „certyfikatu GPSR” zamiast przeprowadzenia analizy ryzyka i przygotowania właściwej dokumentacji może dać firmie fałszywe poczucie bezpieczeństwa.
Jest też ważny przepis przejściowy. Produkty zgodne ze starymi zasadami wynikającymi z dyrektywy 2001/95/WE, które zostały wprowadzone do obrotu przed 13 grudnia 2024 r., mogą nadal być udostępniane na rynku. Nie oznacza to jednak, że każda sztuka wyprodukowana przed tą datą automatycznie korzysta z wyjątku. Liczy się moment pierwszego udostępnienia produktu na rynku Unii, a nie sama data produkcji czy data wystawienia faktury od fabryki w państwie trzecim.
Producent, importer czy sprzedawca – od tej kwalifikacji zależą obowiązki
Najważniejszą decyzję przy wdrażaniu GPSR trzeba podjąć jeszcze przed analizą etykiet: ustalić własną rolę dla każdego produktu.
Producentem jest nie tylko fabryka. Jeżeli zamawiasz produkt i wprowadzasz go na rynek pod własną nazwą lub znakiem towarowym, GPSR traktuje cię jak producenta. To samo może nastąpić przy istotnej modyfikacji produktu wpływającej na jego bezpieczeństwo.
Dlatego model private label jest zupełnie inną sytuacją niż zwykła odsprzedaż produktu znanej europejskiej marki. Naklejenie własnej marki na towar z fabryki w Azji nie pozwala pozostawić całej odpowiedzialności po stronie fabryki.
Importerem jest przedsiębiorca z siedzibą w UE, który po raz pierwszy wprowadza na rynek unijny produkt pochodzący z państwa trzeciego. Jeżeli polski sklep kupuje towar bezpośrednio od producenta z Shenzhen i wprowadza go na rynek UE, powinien analizować swoje obowiązki właśnie jako importer.
Importer przed wprowadzeniem produktu do obrotu musi m.in. upewnić się, że produkt spełnia ogólny wymóg bezpieczeństwa oraz że producent wykonał wymaganą analizę ryzyka, sporządził dokumentację i prawidłowo oznaczył produkt. Kopię odpowiedniej dokumentacji technicznej importer powinien przechowywać do dyspozycji organów przez 10 lat od wprowadzenia produktu do obrotu.
Dystrybutor to podmiot w łańcuchu dostaw, który udostępnia produkt, ale nie jest producentem ani importerem. Typowym przykładem jest polski sklep kupujący towar od polskiego lub unijnego hurtownika.
Dystrybutor nie musi automatycznie odtwarzać całej dokumentacji producenta. Musi jednak przed sprzedażą sprawdzić wymagane elementy, w szczególności identyfikację produktu, dane producenta i importera oraz wymagane instrukcje i informacje dotyczące bezpieczeństwa. Jeżeli ma powód sądzić, że produkt nie spełnia wymagań, nie powinien go dalej sprzedawać do czasu usunięcia niezgodności.
Praktyczna zasada jest prosta:
-
kupujesz od polskiego lub unijnego dostawcy i tylko odsprzedajesz – najczęściej jesteś dystrybutorem;
-
sprowadzasz towar bezpośrednio spoza UE – najczęściej jesteś importerem;
-
sprzedajesz produkt pod własną marką – możesz zostać uznany za producenta;
-
dokonujesz istotnej modyfikacji wpływającej na bezpieczeństwo – również możesz przejąć obowiązki producenta.
Dochodzi do tego osoba odpowiedzialna w UE. Produkt objęty GPSR nie może zostać wprowadzony na rynek Unii, jeżeli nie istnieje odpowiedni podmiot gospodarczy z siedzibą w UE odpowiedzialny za wymagane zadania. Przy producencie działającym poza UE funkcję tę może pełnić m.in. importer, upoważniony przedstawiciel albo – w określonych sytuacjach – dostawca usług realizacji zamówień.
To szczególnie ważne przy dropshippingu. Sam fakt, że przesyłka jedzie bezpośrednio z magazynu w Chinach do polskiego klienta, nie usuwa obowiązków GPSR. Trzeba ustalić, kto odpowiada za produkt w UE i czy jego dane znajdują się tam, gdzie wymagają tego przepisy.
W Polsce od 3 stycznia 2026 r. obowiązuje ustawa z 7 listopada 2025 r. o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów. Sankcje nie są symboliczne. Ustawa przewiduje m.in.:
-
do 1 000 000 zł dla producenta wprowadzającego produkt niezgodny z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa,
-
do 1 000 000 zł dla importera wprowadzającego taki produkt,
-
do 500 000 zł dla dystrybutora udostępniającego produkt niezgodny z ogólnym wymaganiem bezpieczeństwa,
-
do 500 000 zł za naruszenie określonych w art. 19 GPSR obowiązków dotyczących oferty w sprzedaży na odległość,
-
do 300 000 zł za uniemożliwianie lub utrudnianie czynności kontrolnych Inspekcji Handlowej.
Dodatkowe kary, zależnie od konkretnego obowiązku i roli przedsiębiorcy, wynoszą m.in. do 40 000 zł, 50 000 zł, 100 000 zł albo 200 000 zł.
W praktyce nie należy patrzeć wyłącznie na maksymalną karę. Znacznie wcześniej może pojawić się decyzja o wstrzymaniu sprzedaży, wycofaniu produktu, obowiązek kontaktowania się z klientami czy koszt zorganizowania akcji przywoławczej.
Jak przygotować firmę do GPSR bez przebudowywania wszystkiego od zera
Najgorszy sposób wdrożenia to rozpoczęcie od regulaminu sklepu albo dodawania identycznej sekcji „GPSR” do wszystkich opisów. Najpierw trzeba uporządkować produkty i odpowiedzialność, dopiero później front sklepu.
Pierwszy krok to tabela produktów. Dla każdego SKU lub przynajmniej logicznej rodziny identycznych konstrukcyjnie produktów wpisz:
-
nazwę i identyfikator produktu,
-
producenta,
-
kraj jego siedziby,
-
importera, jeżeli występuje,
-
osobę odpowiedzialną w UE, jeżeli jest potrzebna,
-
swoją rolę: producent, importer albo dystrybutor,
-
przepisy szczególne dotyczące kategorii produktu,
-
wymagane normy,
-
dostępność dokumentacji technicznej,
-
numer partii, typu, modelu lub numer seryjny,
-
instrukcje i ostrzeżenia,
-
kompletność informacji na stronie produktu.
To szybko ujawnia realny problem. W wielu sklepach 80% SKU jest względnie uporządkowanych, a ryzyko skupia się na kilkunastu produktach kupowanych bezpośrednio spoza UE albo sprzedawanych pod własną marką. Od nich powinno zaczynać się wdrożenie.
Jeżeli jesteś producentem, przed wprowadzeniem produktu na rynek musisz przeprowadzić wewnętrzną analizę ryzyka oraz sporządzić dokumentację techniczną. Jej minimalna zawartość obejmuje ogólny opis produktu i jego istotne cechy związane z bezpieczeństwem. W zależności od ryzyka dokumentacja powinna obejmować również analizę zagrożeń, przyjęte środki ograniczające ryzyko, wyniki badań oraz zastosowane normy lub inne kryteria bezpieczeństwa.
Nie istnieje jeden prawidłowy plik PDF zatytułowany „Analiza GPSR”. Dokumentacja musi po prostu pozwalać wykazać, dlaczego konkretny produkt uznano za bezpieczny. Dla prostego artykułu domowego analiza będzie wyglądała inaczej niż dla urządzenia z akumulatorem, elementem grzejnym albo aplikacją mobilną.
Dokumentację techniczną producent przechowuje przez 10 lat po wprowadzeniu produktu na rynek i powinien ją aktualizować.
Produkt musi mieć również element umożliwiający jego identyfikację, np. typ, numer partii, numer seryjny lub inne oznaczenie. Gdy charakter albo rozmiar produktu uniemożliwia umieszczenie oznaczenia bezpośrednio na nim, odpowiednia informacja może znaleźć się na opakowaniu albo w dokumencie towarzyszącym.
Producent podaje również swoją nazwę lub zarejestrowaną nazwę handlową albo znak towarowy oraz adres pocztowy i adres elektroniczny. Przy sprzedaży na polski rynek instrukcje i informacje bezpieczeństwa, jeśli są wymagane do bezpiecznego używania produktu, powinny być przygotowane tak, aby polski konsument mógł je bez problemu zrozumieć – praktycznym standardem jest więc wersja w języku polskim.
Duża część wdrożeń wykłada się jednak nie na etykiecie, lecz na stronie produktu.
Przy sprzedaży internetowej lub innej sprzedaży na odległość oferta powinna wyraźnie i łatwo dostępnie prezentować co najmniej:
-
nazwę, nazwę handlową lub znak towarowy producenta,
-
adres pocztowy i elektroniczny producenta,
-
gdy producent nie ma siedziby w UE – nazwę oraz adres pocztowy i elektroniczny osoby odpowiedzialnej w Unii,
-
informacje identyfikujące produkt, w tym jego zdjęcie, typ oraz odpowiedni identyfikator,
-
wymagane ostrzeżenia i informacje dotyczące bezpiecznego użytkowania.
To oznacza, że schowanie danych wyłącznie na fizycznej etykiecie przesyłki nie rozwiązuje problemu. Konsument ma zobaczyć odpowiednie informacje w ofercie przed zakupem.
Przy Allegro, Amazonie, własnym WooCommerce czy PrestaShop problem jest podobny: trzeba ustalić pola danych i sposób ich masowego aktualizowania. Ręczne dopisywanie informacji do kilkuset opisów działa do pierwszej zmiany dostawcy. Lepiej utrzymywać dane GPSR jako osobne atrybuty w PIM-ie, ERP-ie albo bazie produktowej, a z niej publikować je do kolejnych kanałów sprzedaży.
Nie kopiuj też ostrzeżeń „na wszelki wypadek”. Ostrzeżenie nie naprawia niebezpiecznej konstrukcji. Jeżeli ryzyko można rozsądnie wyeliminować poprzez zmianę konstrukcji produktu, nalepka „używać ostrożnie” nie zastąpi tej zmiany.
Kolejny krok to identyfikowalność. Firma powinna wiedzieć, od kogo otrzymała produkt i komu dostarczyła go dalej w łańcuchu gospodarczym. Informacje dotyczące takich powiązań trzeba być w stanie przedstawić przez okres wskazany w GPSR; dla danych identyfikujących dostawcę i odbiorcę gospodarczego jest to 6 lat. W przypadku informacji dotyczących ryzyka, skarg, znanych wypadków i działań naprawczych przepisy przewidują możliwość żądania informacji obejmujących okres 10 lat.
Producent musi też umożliwić konsumentom zgłaszanie problemów z bezpieczeństwem, np. przez telefon, adres elektroniczny albo odpowiednią sekcję strony. Zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa nie można wrzucać do jednego worka ze zwrotami typu „kolor mi się nie podoba”. Trzeba je analizować i prowadzić wewnętrzny rejestr skarg, wycofań i działań naprawczych. Dane osobowe znajdujące się w takim rejestrze mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do zbadania zgłoszenia, maksymalnie 5 lat od ich wpisania.
Ostatnim elementem jest procedura awaryjna. Gdy pojawi się poważny problem, firma nie powinna dopiero szukać instrukcji, kto ma kontaktować się z UOKiK, platformą i klientami.
Procedura powinna określać:
-
kto podejmuje decyzję o zatrzymaniu sprzedaży,
-
jak identyfikowane są partie i klienci,
-
kto kontaktuje się z producentem, importerem i marketplace’em,
-
kto zgłasza sprawę przez Safety Business Gateway,
-
jak publikowany jest komunikat dla konsumentów,
-
kto organizuje zwrot, wymianę albo naprawę produktu.
W razie wycofania produktu ze względów bezpieczeństwa identyfikowalnych klientów trzeba poinformować bezpośrednio i bez zbędnej zwłoki. Konsumentowi co do zasady należy zaoferować wybór między co najmniej dwoma z trzech rozwiązań: naprawą, wymianą na bezpieczny produkt albo zwrotem pieniędzy. Zwrot powinien odpowiadać co najmniej cenie zapłaconej przez konsumenta. Konsument nie powinien ponosić kosztów odesłania produktu objętego akcją przywoławczą.
Największa niedogodność GPSR jest przyziemna: utrzymanie zgodności wymaga stałej kontroli danych. Dostawca zmienia adres, pojawia się nowa partia, zmienia się konstrukcja, instrukcja albo podmiot odpowiedzialny, a stare oferty nadal działają na pięciu marketplace’ach. Jednorazowe „wdrożenie GPSR” wykonane w Excelu i pozostawione bez właściciela procesu szybko się dezaktualizuje.
FAQ
Czy GPSR obowiązuje małe firmy i jednoosobowe działalności?
Tak. GPSR nie wprowadza ogólnego zwolnienia z podstawowych obowiązków tylko dlatego, że przedsiębiorca jest mikrofirmą albo prowadzi jednoosobową działalność. Zakres obowiązków zależy przede wszystkim od produktu i roli przedsiębiorcy.
Czy każdy produkt musi mieć certyfikat GPSR?
Nie. Nie istnieje uniwersalny obowiązkowy „certyfikat GPSR”. Producent musi przeprowadzić analizę ryzyka i posiadać odpowiednią dokumentację techniczną. Badania laboratoryjne są potrzebne wtedy, gdy wynikają z charakteru ryzyka, właściwych norm lub przepisów szczególnych.
Czy GPSR oznacza konieczność umieszczenia CE na produkcie?
Nie. Oznakowanie CE stosuje się tylko do kategorii produktów objętych przepisami, które tego wymagają. GPSR sam w sobie nie ustanawia obowiązku znakowania wszystkich produktów CE.
Czy dane GPSR wystarczy umieścić na opakowaniu?
Nie przy sprzedaży internetowej. Oferta online ma zawierać wymagane dane producenta, w odpowiednich przypadkach osoby odpowiedzialnej w UE, identyfikację produktu oraz wymagane ostrzeżenia i informacje bezpieczeństwa.
Czy produkt wyprodukowany przed 13 grudnia 2024 r. może być nadal sprzedawany?
Sama data produkcji nie rozstrzyga sprawy. Przepis przejściowy dotyczy zgodnych ze wcześniejszymi wymaganiami produktów, które zostały wprowadzone do obrotu przed 13 grudnia 2024 r. Takie towary mogą być nadal udostępniane na rynku.
Kupuję produkty od polskiej hurtowni. Czy muszę sam tworzyć analizę ryzyka?
Jeżeli rzeczywiście działasz wyłącznie jako dystrybutor, GPSR nie nakłada na ciebie obowiązków producenta tylko dlatego, że sprzedajesz produkt. Musisz jednak zweryfikować wymagane oznaczenia, dane producenta i importera oraz informacje dotyczące bezpiecznego użytkowania. Jeżeli sprzedajesz produkt pod własną marką, sytuacja zmienia się zasadniczo.
Czy importer z Chin może polegać wyłącznie na deklaracji dostawcy, że produkt jest zgodny z GPSR?
Nie powinien. Importer ma własne obowiązki weryfikacyjne. Ogólne zapewnienie fabryki albo plik zatytułowany „GPSR certificate” nie zastępuje sprawdzenia dokumentacji, oznakowania, identyfikacji produktu i bezpieczeństwa konkretnego modelu.
Jakie są kary za naruszenie GPSR w Polsce?
Od 3 stycznia 2026 r. obowiązuje polska ustawa przewidująca administracyjne kary zależne od rodzaju naruszenia. Maksymalna kara dla producenta lub importera za wprowadzenie produktu niezgodnego z ogólnym wymogiem bezpieczeństwa wynosi 1 mln zł, dla dystrybutora w analogicznej sytuacji 500 tys. zł, a za naruszenie obowiązków dotyczących oferty w sprzedaży na odległość kara może wynieść do 500 tys. zł.
Czy trzeba zgłaszać każdy zwrot lub reklamację do UOKiK?
Nie. Zwykła reklamacja nie jest automatycznie zgłoszeniem dotyczącym bezpieczeństwa. Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca ma podstawę sądzić, że produkt jest niebezpieczny albo doszło do wypadku powodującego śmierć lub poważne negatywne skutki dla zdrowia i bezpieczeństwa. W takich przypadkach GPSR przewiduje określone obowiązki informacyjne, w tym wykorzystanie Safety Business Gateway.
Pierwsza rzecz do zrobienia nie brzmi więc „dodaj sekcję GPSR do sklepu”. Wyciągnij listę wszystkich aktywnie sprzedawanych SKU i przy każdym oznacz swoją rolę: producent, importer czy dystrybutor. Następnie odfiltruj produkty sprowadzane spoza UE oraz towary pod własną marką. To one wymagają kontroli w pierwszej kolejności. Dopiero gdy dla tych produktów masz producenta, osobę odpowiedzialną, identyfikator, analizę ryzyka lub właściwą dokumentację, instrukcje i ostrzeżenia, przejdź do poprawiania ofert w sklepie i na marketplace’ach. Najdroższym błędem nie jest brak dodatkowego akapitu na stronie produktu. Jest nim sprzedaż towaru, za którego bezpieczeństwo odpowiadasz, bez dokumentów pozwalających wykazać, dlaczego w ogóle uznałeś go za bezpieczny.
