Oznaczenia towarów i usług w KSeF

Najczęstszy błąd przy wdrażaniu KSeF polega na założeniu, że skoro system przewiduje pole GTU, to trzeba je wypełniać na każdej fakturze. Nie trzeba. W strukturze FA(3) oznaczenia GTU są fakultatywne. To jednak nie oznacza, że można przestać klasyfikować sprzedaż — odpowiednie oznaczenia nadal są potrzebne w JPK_VAT z deklaracją, jeżeli sprzedawany towar albo usługa należy do jednej z grup GTU.

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane w KSeF są wystawiane wyłącznie według struktury FA(3). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął zasadniczo pozostałych podatników poza największymi firmami, które weszły do systemu wcześniej. Do końca 2026 r. działa jeszcze ułatwienie dla najmniejszych sprzedawców: faktury można wystawiać poza KSeF, jeżeli wartość sprzedaży brutto udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu obowiązek KSeF powstaje od faktury, którą limit przekroczono.

GTU w KSeF jest dobrowolne, ale w JPK nadal ma znaczenie

W FA(3) pole GTU znajduje się w elemencie FaWiersz, czyli na poziomie konkretnej pozycji faktury. To istotna różnica względem JPK. W ewidencji JPK_VAT oznaczenie GTU dotyczy dokumentu sprzedaży, a nie pojedynczego wiersza.

Przykład jest prosty. Firma wystawia jedną fakturę obejmującą zwykły materiał biurowy oraz usługę doradczą mieszczącą się w zakresie GTU_12. W KSeF oznaczenie można przypisać wyłącznie do wiersza z usługą doradczą. Przy przygotowaniu JPK faktura jako dokument otrzyma natomiast właściwe oznaczenie GTU_12.

To właśnie tutaj integracje księgowe najczęściej zaczynają sprawiać problemy. System fakturowy musi umieć przełożyć klasyfikację pozycji z KSeF na klasyfikację dokumentu wymaganą w JPK. Przy kilkunastu fakturach miesięcznie można to jeszcze kontrolować ręcznie. Przy kilkuset pozycjach sprzedażowych sensowniejsze jest przypisanie GTU już w kartotece produktu lub usługi i automatyczne przenoszenie danych.

Są dwie poprawne metody pracy:

wpisywać GTU do KSeF i wykorzystywać tę informację później przy przygotowywaniu JPK,
pozostawić pole GTU w fakturze KSeF puste, ale zapewnić poprawne przypisanie oznaczenia na etapie tworzenia JPK_V7M lub JPK_V7K.

Druga metoda nie jest błędem. Jest natomiast mniej wygodna, jeśli firma ma rozbudowany asortyment, kilka źródeł sprzedaży albo księgowość otrzymuje tylko gotowe dokumenty bez informacji o klasyfikacji produktu.

Co ważne, GTU w KSeF można zastosować niezależnie od rodzaju dokumentowanej sprzedaży — również przy WDT, eksporcie czy czynności niepodlegającej opodatkowaniu w Polsce, jeżeli sam towar lub usługa spełnia warunki danego oznaczenia. Nie należy automatycznie przenosić tej zasady na stronę zakupową JPK. W JPK oznaczeń GTU nie stosuje się m.in. do WNT, importu towarów, importu usług czy innych nabyć powodujących rozliczenie podatku należnego przez nabywcę.

Przy fakturze korygującej oznaczenie GTU można wykorzystać, gdy korekta dotyczy pozycji objętej daną grupą. Dla faktur zaliczkowych i ich korekt, w których wykorzystywany jest element Zamowienie, FA(3) przewiduje odpowiednik oznaczenia w polu GTUZ.

Co dokładnie obejmują oznaczenia GTU_01–GTU_13

Lista obejmuje 13 grup. Nie należy przypisywać kodu na podstawie potocznej nazwy produktu. W wielu przypadkach decyduje kod CN, PKWiU, konkretna pozycja załącznika do ustawy o VAT albo odwołanie do innej ustawy.

GTU_01 — napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, a także piwo i mieszaniny piwa z napojami bezalkoholowymi o zawartości alkoholu powyżej 0,5%; zasadniczo CN 2203–2208.
GTU_02 — towary wymienione w art. 103 ust. 5aa ustawy o VAT, przede wszystkim określone paliwa i wyroby paliwowe.
GTU_03 — określone oleje opałowe, smarowe i pozostałe oleje, m.in. z grup CN 2710 oraz preparaty smarowe CN 3403, w zakresie wskazanym w przepisach.
GTU_04 — wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych oraz wyroby nowatorskie w rozumieniu przepisów akcyzowych.
GTU_05 — odpady, ale nie wszystkie. Chodzi wyłącznie o towary wymienione w poz. 79–91 załącznika nr 15 do ustawy o VAT.
GTU_06 — określone urządzenia elektroniczne, części i materiały do nich z pozycji 7, 8, 59–63, 65, 66, 69 i 94–96 załącznika nr 15, a także folia typu stretch z poz. 9 tego załącznika.
GTU_07 — pojazdy oraz części sklasyfikowane zasadniczo w CN 8701–8708.
GTU_08 — wskazane w przepisach metale szlachetne i nieszlachetne. Nie wystarczy stwierdzenie, że produkt „zawiera metal”; trzeba sprawdzić właściwą pozycję załącznika nr 12 albo nr 15 do ustawy o VAT.
GTU_09 — produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyroby medyczne, ale wyłącznie objęte obowiązkiem zgłoszenia wynikającym z art. 37av ust. 1 Prawa farmaceutycznego.
GTU_10 — dostawa budynków, budowli i gruntów, ich części i udziałów w prawie własności oraz określonych praw traktowanych na gruncie VAT jak dostawa towarów.
GTU_11 — usługi związane z przenoszeniem uprawnień do emisji gazów cieplarnianych.
GTU_12 — określone usługi niematerialne: m.in. doradcze, prawne, rachunkowe i audytowe, zarządcze, firm centralnych, marketingowe i reklamowe, badania rynku, badania naukowe i prace rozwojowe oraz określone pozaszkolne formy edukacji. To jedna z grup, przy których najłatwiej o nadinterpretację — nie każda usługa „niematerialna” jest GTU_12. Liczy się zakres wskazany w przepisach i odpowiednie PKWiU, np. PKWiU 69.1 dla usług prawnych, PKWiU 73.1 dla marketingu i reklamy czy PKWiU 73.2 dla badania rynku i opinii publicznej.
GTU_13 — usługi transportowe i gospodarki magazynowej mieszczące się w PKWiU 49.4 oraz 52.1.

Szczególnie ostrożnie trzeba podchodzić do GTU_12. Nazwa na fakturze „usługa IT”, „obsługa firmy” albo „konsultacje” nie rozstrzyga klasyfikacji. Przykładowo część usług doradczych związanych z informatyką jest objęta GTU_12, ale nie oznacza to, że każdy abonament informatyczny, hosting, wdrożenie systemu lub stworzenie aplikacji automatycznie otrzymuje ten kod.

Nie warto również dodawać GTU „na wszelki wypadek”. W KSeF pole jest dobrowolne, więc błędne oznaczenie nie daje żadnej przewagi. Jeżeli klasyfikacja jest niejasna, najpierw trzeba ustalić właściwy kod CN lub PKWiU i podstawę prawną, a dopiero potem zapisać GTU w kartotece.

Problem staje się poważniejszy przy JPK. Jeżeli błąd w ewidencji zostanie stwierdzony, podatnik ma obowiązek ją skorygować. Po wezwaniu urzędu na korektę albo przedstawienie wyjaśnień jest 14 dni. W określonych przypadkach naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć 500 zł kary za każdy niepoprawiony błąd, który uniemożliwia weryfikację prawidłowości transakcji. Nie należy mylić tego mechanizmu z odroczeniem sankcji dotyczących samego obowiązkowego KSeF do 2027 r.

Nazwa produktu to nie GTU — FA(3) przewiduje kilka różnych oznaczeń

Dobra kartoteka produktów jest w KSeF ważniejsza niż rozbudowany opis na wizualizacji faktury. FA(3) przewiduje kilka pól identyfikujących towar lub usługę i każde służy do czegoś innego.

Podstawowe pole P_7 zawiera nazwę lub rodzaj towaru albo usługi. Może mieć maksymalnie 512 znaków. Nie powinno się jednak wykorzystywać całego limitu do wpisywania regulaminów, parametrów technicznych czy treści umowy. Nazwa ma pozwolić ustalić, co rzeczywiście sprzedano.

Oprócz tego na poziomie wiersza można podać fakultatywnie:

Indeks — wewnętrzny kod produktu lub usługi nadany przez podatnika albo dodatkowy opis; maksymalnie 50 znaków,
GTIN — Globalny Numer Jednostki Handlowej, czyli identyfikator wykorzystywany m.in. w systemie kodów EAN,
PKWiU — symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług; na potrzeby VAT struktura FA(3) odwołuje się do PKWiU 2015,
CN — kod Nomenklatury Scalonej,
PKOB — symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych,
GTU — podatkowe oznaczenie grupy towarów lub usług.

Te pola nie są zamiennikami. Indeks magazynowy „TEL-IPH-128-BLK” nie jest kodem GTU, GTIN nie zastępuje CN, a PKWiU nie jest automatycznie nazwą pozycji faktury. Program powinien przechowywać je oddzielnie.

FA(3) zawiera też fakultatywne pole P_12_Zal_15. Wpisuje się w nim wartość „1”, jeżeli dany towar lub usługa znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Co istotne, znacznik dotyczy samego zaklasyfikowania pozycji do załącznika nr 15, a nie tego, czy konkretna faktura rzeczywiście podlega obowiązkowemu mechanizmowi podzielonej płatności. To rozróżnienie często umyka przy konfiguracji programu.

Osobno funkcjonują oznaczenia procedur, np. WSTO_EE, IED, TT_D, I_42 czy I_63. W FA(3) również są fakultatywne i mogą być przypisane do konkretnego wiersza. Nie należy wrzucać GTU, procedury i oznaczenia załącznika nr 15 do jednego pola typu „kod podatkowy”. To trzy różne informacje.

W praktyce dobrze skonfigurowana kartoteka powinna więc dla każdej pozycji przechowywać przynajmniej:

nazwę handlową używaną na fakturze,
wewnętrzny indeks,
odpowiedni PKWiU lub CN, jeśli jest potrzebny do klasyfikacji,
właściwy kod GTU, jeżeli pozycja podlega oznaczeniu,
informację o załączniku nr 15,
ewentualną procedurę szczególną.

Najbardziej irytująca część wdrożenia nie leży przy tym w samym KSeF. Problemem jest utrzymanie tej klasyfikacji później. Nowy produkt, zmiana zakresu świadczonej usługi albo błędnie skopiowana kartoteka może spowodować, że program przez kolejne miesiące automatycznie generuje niewłaściwe oznaczenia. Dlatego ustawienie GTU raz podczas wdrożenia nie kończy tematu.

FAQ

Czy GTU trzeba wpisywać na każdej fakturze w KSeF?
Nie. Pole GTU w strukturze FA(3) jest fakultatywne. Jeżeli jednak transakcja podlega GTU w JPK_VAT, odpowiednie oznaczenie trzeba prawidłowo wykazać w ewidencji.

Czy brak GTU w KSeF powoduje odrzucenie faktury?
Nie. Brak fakultatywnego oznaczenia GTU nie powoduje odrzucenia poprawnego pliku FA(3).

Czy GTU w KSeF dotyczy całej faktury?
Nie. W KSeF oznaczenie przypisuje się do konkretnego elementu FaWiersz, czyli pozycji faktury. W JPK GTU jest oznaczeniem dokumentu.

Czy każda usługa marketingowa ma GTU_12?
GTU_12 obejmuje usługi marketingowe lub reklamowe sklasyfikowane w PKWiU 73.1 oraz inne konkretnie wymienione w przepisach grupy usług niematerialnych. Przy usługach mieszanych trzeba klasyfikować rzeczywisty przedmiot świadczenia, a nie samą nazwę umowy.

Czy PKWiU i GTU to to samo?
Nie. PKWiU klasyfikuje rodzaj wyrobu lub usługi, natomiast GTU jest oznaczeniem stosowanym dla konkretnych grup towarów i usług na potrzeby ewidencji VAT. PKWiU może być jednym z kryteriów ustalenia właściwego GTU.

Czy dla towaru z załącznika nr 15 trzeba zaznaczyć P_12_Zal_15 tylko wtedy, gdy faktura podlega MPP?
Nie. Jeśli podatnik decyduje się wypełnić to fakultatywne pole, wartość „1” dotyczy towaru lub usługi znajdującej się w załączniku nr 15 niezależnie od tego, czy konkretna transakcja spełnia wszystkie warunki obowiązkowego MPP.

Czy na fakturze korygującej można podać GTU?
Tak, jeżeli korekta dotyczy towaru lub usługi objętej odpowiednim oznaczeniem. Dla zaliczek FA(3) przewiduje analogiczne oznaczenie GTUZ w elemencie Zamowienie.

Pierwsza rzecz do zrobienia nie polega więc na zaznaczeniu w programie opcji „wysyłaj GTU do KSeF”. Najpierw trzeba przejrzeć kartotekę sprzedawanych towarów i usług i ustalić, które pozycje faktycznie mieszczą się w GTU_01–GTU_13. W pierwszej kolejności sprawdź GTU_12, GTU_13 oraz towary kwalifikowane według CN i załącznika nr 15 — właśnie tam proste przypisanie kodu na podstawie nazwy handlowej najczęściej prowadzi do błędu. Dopiero po poprawnej klasyfikacji zdecyduj, czy GTU ma być wysyłane już w FA(3), czy dopiero nadawane podczas tworzenia JPK.

Więcej informacji na: program do fakturowania, program do zarządzania finansami.