Umowa sprzedaży udziałów w spółce – na co zwrócić uwagę u notariusza

Przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. największy błąd polega na potraktowaniu wizyty u notariusza jako formalności kończącej transakcję. Notariusz nie zastępuje kontroli umowy spółki, nie bada za kupującego sytuacji finansowej spółki i nie usuwa wad źle przygotowanej umowy sprzedaży. Jego udział jest jednak konieczny w typowej transakcji: umowa musi mieć formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi. Brak wymaganej formy oznacza problem z ważnością sprzedaży.

Dlatego dokument trzeba sprawdzić przed wejściem do kancelarii, a nie przy stoliku, kiedy strony mają już podpisywać. Szczególnej uwagi wymagają ograniczenia zbywania udziałów, sposób oznaczenia sprzedawanych udziałów, zapłata ceny, odpowiedzialność za zobowiązania związane z udziałami oraz formalności wykonywane już po podpisaniu umowy.

Najpierw umowa spółki, dopiero potem podpis

Pierwszym dokumentem do sprawdzenia nie powinien być projekt umowy sprzedaży, lecz aktualny tekst umowy spółki z o.o. To właśnie tam najczęściej znajduje się przeszkoda, która potrafi zatrzymać transakcję w dniu planowanego podpisania.

Kodeks spółek handlowych pozwala uzależnić zbycie udziału od zgody spółki albo wprowadzić inne ograniczenia. W praktyce spotyka się między innymi:

obowiązek uzyskania pisemnej zgody zarządu,
prawo pierwszeństwa lub pierwokupu pozostałych wspólników,
obowiązek wcześniejszego zaoferowania udziałów wspólnikom,
zakaz sprzedaży przez określony czas,
wymóg spełnienia przez kupującego określonych warunków,
szczególne procedury ustalania ceny lub wskazywania nabywcy.

Jeżeli umowa spółki wymaga zgody spółki, a nie określa własnej procedury, zasadą ustawową jest pisemna zgoda zarządu. Odmowa nie zawsze definitywnie zamyka sprzedaż — w określonych sytuacjach wspólnik może zwrócić się do sądu rejestrowego o zezwolenie na zbycie z ważnych powodów. To jednak oznacza spór i opóźnienie, więc przy zwykłej transakcji zgoda powinna być przygotowana przed podpisaniem umowy.

Sama umowa sprzedaży musi precyzyjnie wskazywać, co jest sprzedawane. Nie wystarczy zapis w rodzaju „sprzedający zbywa 30% udziałów”. Bezpieczniej wskazać co najmniej:

liczbę sprzedawanych udziałów,
wartość nominalną jednego udziału,
łączną wartość nominalną sprzedawanych udziałów,
wysokość kapitału zakładowego,
udział sprzedawanych udziałów w kapitale zakładowym,
ewentualne numery lub inne oznaczenia udziałów, jeśli spółka posługuje się nimi w swojej dokumentacji.

Trzeba również ustalić, czy wspólnik może posiadać jeden czy większą liczbę udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć tylko jeden udział i sprzedawana jest jego część, umowa spółki musi dopuszczać taką operację. Po podziale nie może powstać udział o wartości nominalnej niższej niż 50 zł.

Kupujący powinien przed podpisaniem sprawdzić także, czy z udziałami nie wiążą się niewykonane obowiązki wobec spółki. To nie jest akademicki szczegół. Zgodnie z KSH nabywca odpowiada wobec spółki solidarnie ze sprzedającym za niespełnione świadczenia należne spółce ze zbytego udziału. W praktyce należy więc sprawdzić między innymi dopłaty, obowiązki dotyczące świadczeń na rzecz spółki oraz inne zobowiązania przypisane udziałom.

W dobrze przygotowanej transakcji sprzedający składa w umowie konkretne oświadczenia, np. że:

jest właścicielem udziałów i może nimi swobodnie rozporządzać,
udziały nie są zastawione ani zajęte w egzekucji,
nie zostały wcześniej sprzedane innej osobie,
nie istnieją nieujawnione prawa osób trzecich,
wymagane zgody korporacyjne zostały uzyskane,
wskazane przez strony zobowiązania związane z udziałami zostały uregulowane.

Przy sprzedaży biznesu o większej wartości samo oświadczenie sprzedającego to za mało. Notariusz nie prowadzi due diligence spółki. Kupujący powinien oddzielnie zbadać księgowość, zadłużenie, umowy, podatki, postępowania sądowe, własność aktywów oraz zobowiązania publicznoprawne. Można kupić prawidłowo istniejące udziały w spółce, która ma bardzo poważne problemy finansowe — poświadczenie podpisów w żaden sposób przed tym nie chroni.

Co notariusz naprawdę poświadcza i ile kosztuje czynność

W typowej sprzedaży udziałów spółki z o.o. nie sporządza się aktu notarialnego. Art. 180 KSH wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Różnica jest istotna. Przy poświadczeniu podpisu notariusz przede wszystkim potwierdza, że podpis pochodzi od konkretnej, zidentyfikowanej osoby. Dokument pozostaje umową przygotowaną przez strony. Nie należy wychodzić z założenia, że skoro kancelaria przyjęła dokument do poświadczenia podpisu, wszystkie jego postanowienia biznesowe zostały sprawdzone z perspektywy interesu kupującego albo sprzedającego.

Do kancelarii trzeba zabrać ważny dokument tożsamości oraz dokument, na którym ma zostać poświadczony podpis. Jeżeli stroną jest spółka albo inna osoba prawna, trzeba też prawidłowo wykazać reprezentację. Przy działaniu przez pełnomocnika należy wcześniej sprawdzić formę pełnomocnictwa — jeżeli do danej czynności ustawa wymaga szczególnej formy, pełnomocnictwo również musi odpowiadać wymaganiom dotyczącym tej czynności.

Podpis najprościej złożyć przy notariuszu, ale przepisy dopuszczają także sytuację, w której dokument został podpisany wcześniej. Wtedy osoba podpisana na dokumencie uznaje przed notariuszem podpis za własnoręczny, a notariusz zamieszcza odpowiednią wzmiankę.

Strony nie muszą również koniecznie siedzieć w jednej kancelarii w tej samej chwili. Przy odpowiednio przygotowanej transakcji podpisy mogą zostać poświadczone oddzielnie, o ile finalny dokument zachowuje wymaganą formę. Przy podpisywaniu za granicą dochodzą jednak kwestie uznawania zagranicznych poświadczeń, ewentualnej apostille lub legalizacji oraz tłumaczenia dokumentów. Tego nie powinno się zostawiać na dzień zamknięcia transakcji.

Koszt samego poświadczenia podpisów jest ograniczony rozporządzeniem o maksymalnych stawkach taksy notarialnej. Jeżeli dokument dotyczy przedmiotu oznaczonego sumą pieniężną, maksymalna taksa za poświadczenie jednego podpisu wynosi 1/10 stawki, która byłaby należna przy akcie notarialnym, ale nie więcej niż 300 zł za podpis. Do wynagrodzenia w praktyce doliczany jest 23% VAT.

Przykłady maksymalnych stawek za samo poświadczenie podpisów:

przy wartości transakcji 100 000 zł: 117 zł taksy za jeden podpis, czyli 143,91 zł z VAT; dwa podpisy to łącznie 287,82 zł,
przy wartości 500 000 zł: 277 zł za jeden podpis, czyli 340,71 zł z VAT; dwa podpisy to 681,42 zł,
przy wartości 1 000 000 zł działa już limit 300 zł za jeden podpis, czyli 369 zł z VAT; dwa podpisy to maksymalnie 738 zł.

Są to maksymalne wartości dotyczące samego poświadczenia podpisów. Kancelaria może pobrać mniej. Dodatkowe czynności, odpisy, przygotowanie innych dokumentów czy czynności wykonywane poza kancelarią mogą być rozliczane oddzielnie. Jeżeli umowę podpisują za daną stronę dwaj członkowie zarządu, liczba poświadczanych podpisów również rośnie.

Jest też wyjątek pozwalający w niektórych spółkach ominąć tradycyjną wizytę u notariusza. Jeżeli umowa spółki została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, przepisy pozwalają na sprzedaż udziałów również przy użyciu odpowiedniego wzorca w systemie teleinformatycznym. Oświadczenia stron podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Nie oznacza to jednak, że każdą indywidualnie skonstruowaną transakcję można wygodnie przenieść do S24 — wzorzec ogranicza możliwość swobodnego kształtowania postanowień umowy.

Po podpisie zaczynają biec terminy: spółka, KRS, CRBR i podatki

Po wyjściu od notariusza transakcja nie jest jeszcze administracyjnie „posprzątana”.

Pierwsze działanie powinno polegać na zawiadomieniu spółki o przejściu udziałów i przedstawieniu dowodu transakcji. To szczególnie ważne, ponieważ przejście udziału jest skuteczne wobec spółki dopiero od chwili, gdy otrzyma ona zawiadomienie wraz z dowodem dokonania czynności.

Odkładanie zawiadomienia jest złym pomysłem. Powstaje wtedy niewygodny stan, w którym strony zawarły transakcję, ale spółka formalnie nie została jeszcze postawiona w sytuacji pozwalającej traktować nabywcę jako nowego wspólnika w relacji ze spółką.

Po zmianie zarząd powinien zaktualizować księgę udziałów. KSH nakłada również na zarząd obowiązek złożenia sądowi rejestrowemu, po każdej zmianie, nowej listy wspólników podpisanej przez wszystkich członków zarządu.

Osobno trzeba ocenić, czy sprzedaż zmienia dane wspólników ujawniane bezpośrednio w KRS. W rejestrze przedsiębiorców w przypadku spółki z o.o. ujawnia się między innymi wspólników posiadających samodzielnie albo łącznie z innymi co najmniej 10% kapitału zakładowego, a także informację o jedynym wspólniku. Sprzedaż powodująca wejście albo wyjście z tej grupy wymaga więc odpowiedniej aktualizacji danych rejestrowych.

Kolejny punkt to Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Nie każda sprzedaż udziałów automatycznie zmienia beneficjenta rzeczywistego, ale transakcję trzeba pod tym kątem sprawdzić. Osoba fizyczna posiadająca bezpośrednio więcej niż 25% udziałów spełnia jedną z podstawowych przesłanek uznania za beneficjenta rzeczywistego. Sam próg 25% nie wyczerpuje jednak analizy — znaczenie mogą mieć także głosy, własność pośrednia, szczególne uprawnienia i faktyczna kontrola.

Jeżeli sprzedaż powoduje zmianę danych podlegających zgłoszeniu do CRBR, aktualizację trzeba obecnie wykonać w terminie 14 dni. Przy zmianach niewymagających dla swojej skuteczności wpisu do KRS termin liczony jest od dnia dokonania zmiany. Do biegu tego terminu nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy. Nie należy więc automatycznie czekać na postanowienie KRS, jeśli sama zmiana nastąpiła wcześniej.

Najczęściej pomijanym obowiązkiem kupującego pozostaje jednak PCC.

Sprzedaż udziałów jako praw majątkowych jest co do zasady objęta 1% podatkiem od czynności cywilnoprawnych, jeżeli nie znajduje zastosowania wyłączenie albo zwolnienie przewidziane w przepisach. Podatnikiem przy umowie sprzedaży jest kupujący.

Podstawą PCC nie jest automatycznie cena wpisana do umowy, lecz wartość rynkowa udziałów. Jeżeli strony ustalą cenę na 400 000 zł, ale wartość rynkowa sprzedawanych udziałów wynosi 500 000 zł, punktem wyjścia do PCC jest 500 000 zł, a 1% podatku oznacza 5 000 zł, a nie 4 000 zł.

Kupujący powinien złożyć deklarację PCC-3 i zapłacić należny podatek w ciągu 14 dni od powstania obowiązku podatkowego, jeżeli transakcja podlega PCC.

Tu pojawia się istotna pułapka związana z notariuszem. Przy sprzedaży nieruchomości w formie aktu notarialnego strony przyzwyczajone są, że podatek pobiera kancelaria. Przy standardowej sprzedaży udziałów sytuacja wygląda inaczej. Notariusz jest płatnikiem PCC przy czynnościach dokonywanych w formie aktu notarialnego. Samo notarialne poświadczenie podpisów nie zamienia umowy sprzedaży udziałów w akt notarialny. Dlatego kupujący nie powinien zakładać, że PCC zostało rozliczone przez kancelarię.

Po stronie sprzedającego pojawia się natomiast podatek dochodowy. Jeżeli udziały sprzedaje osoba fizyczna poza działalnością gospodarczą, dochód z odpłatnego zbycia udziałów jest zasadniczo opodatkowany 19% PIT i rozliczany w formularzu PIT-38 do 30 kwietnia roku następującego po roku sprzedaży.

Opodatkowaniu podlega dochód, a nie cała otrzymana cena. Przykładowo, jeżeli udziały zostały wcześniej nabyte za 80 000 zł, a następnie sprzedane za 150 000 zł i dla uproszczenia pominiemy inne koszty podatkowe, dochód wynosi 70 000 zł. Podatek 19% to 13 300 zł. Ustalenie kosztów bywa jednak znacznie trudniejsze przy udziałach obejmowanych za aport, odziedziczonych, nabywanych etapami albo powstałych w wyniku przekształcenia spółki.

FAQ

Czy sprzedaż udziałów w spółce z o.o. wymaga aktu notarialnego?
Nie. Standardowo wymagana jest pisemna umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi. Akt notarialny nie jest zwykłym wymogiem dla sprzedaży udziałów.

Czy obie strony muszą stawić się u tego samego notariusza?
Nie ma ustawowego wymogu jednoczesnej obecności obu stron w jednej kancelarii. Trzeba jednak dopilnować, aby finalna umowa zawierała wymagane notarialne poświadczenia podpisów.

Czy można podpisać umowę przed wizytą u notariusza?
Tak. Jeżeli podpis został złożony wcześniej, podpisujący może przed notariuszem uznać go za własnoręczny. Notariusz odnotowuje ten fakt w poświadczeniu.

Kto płaci PCC od zakupu udziałów?
Co do zasady kupujący. Stawka dla sprzedaży praw majątkowych wynosi 1%, a podstawą jest wartość rynkowa. Jeżeli transakcja podlega PCC, standardowy termin na PCC-3 i zapłatę wynosi 14 dni.

Czy notariusz pobierze PCC podczas poświadczenia podpisów?
Nie należy tego zakładać. Notariusz jest płatnikiem PCC w odniesieniu do czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego, natomiast zwykła sprzedaż udziałów wymaga jedynie notarialnego poświadczenia podpisów.

Czy wpis nowego wspólnika do KRS powoduje dopiero przejście udziałów?
Nie. Wpis dotyczący wspólnika nie ma standardowo charakteru konstytutywnego dla samego nabycia udziałów. Osobno trzeba jednak pamiętać, że wobec spółki przejście udziałów staje się skuteczne po zawiadomieniu jej i przedstawieniu dowodu transakcji.

Czy kupujący powinien sprawdzić tylko KRS?
Nie. KRS nie zastępuje analizy umowy spółki, księgi udziałów i dokumentów korporacyjnych ani badania kondycji samej spółki. Szczególnie istotne są ograniczenia sprzedaży, prawa osób trzecich, zastawy, obowiązki związane z udziałami i rzeczywista struktura właścicielska.

Pierwszy krok przed umówieniem kancelarii powinien więc być prosty: weź aktualną umowę spółki i sprawdź ograniczenia zbywania udziałów oraz dokładnie ustal, jakie udziały mają zostać sprzedane. Dopiero potem finalizuj cenę i treść umowy. Najdroższy błąd w tej transakcji zwykle nie polega na źle policzonej taksie notarialnej, lecz na podpisaniu dokumentu bez wymaganej zgody, z nieprawidłowo opisanymi udziałami albo bez sprawdzenia zobowiązań, które razem z udziałami przechodzą w obszar ryzyka kupującego.

Dodatkowe informacje na: umowy sprzedaży udziałów w spółce.