Jak sprawdzić, czy podatnik jest rzetelnym płatnikiem VAT?

Najważniejsze: nie istnieje publiczny rejestr, w którym można sprawdzić, czy kontrahent faktycznie i terminowo odprowadził VAT od konkretnej faktury. Można natomiast ustalić jego status podatkowy, historię rejestracji, rachunek bankowy oraz szereg danych wskazujących, czy transakcja wygląda jak normalny obrót gospodarczy. I właśnie z tych elementów trzeba złożyć ocenę kontrahenta.

Samo oznaczenie „podatnik VAT czynny” nie jest certyfikatem uczciwości. Firma może być prawidłowo zarejestrowana, a jednocześnie mieć problemy podatkowe albo uczestniczyć w nierzetelnych transakcjach. Z drugiej strony krótka historia działalności czy wcześniejsze wykreślenie z rejestru VAT nie przesądzają automatycznie o oszustwie. Liczy się zestaw informacji i sposób przeprowadzenia konkretnej transakcji.

Biała lista VAT: pierwszy test trzeba zrobić przed przelewem

Podstawowym narzędziem jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej Wykaz podatników VAT, potocznie nazywany białą listą. Jest bezpłatny i pozwala sprawdzić kontrahenta między innymi po NIP, REGON, nazwie albo numerze rachunku bankowego.

W praktyce najlepiej wyszukiwać firmę po NIP. Nazwy przedsiębiorstw bywają podobne, a literówka w nazwie handlowej może utrudnić jednoznaczną identyfikację.

W wykazie można ustalić między innymi:

• czy przedsiębiorca jest czynnym albo zwolnionym podatnikiem VAT,

• czy odmówiono mu rejestracji,

• czy został wykreślony z rejestru VAT,

• czy jego rejestracja została później przywrócona,

• daty związane z rejestracją, wykreśleniem i przywróceniem,

• NIP, REGON oraz — jeśli występuje — numer KRS,

• dane identyfikacyjne przedsiębiorcy,

• zgłoszone rachunki rozliczeniowe związane z działalnością gospodarczą.

Wykaz pozwala również sprawdzać status na wybrany dzień z okresu obejmującego 5 lat poprzedzających rok, w którym wykonywana jest weryfikacja. To przydatne podczas kontroli starszej faktury. Nie trzeba wtedy opierać się na obecnym statusie kontrahenta — można sprawdzić, jak wyglądała jego sytuacja w dniu konkretnej transakcji.

Szczególne znaczenie ma numer rachunku bankowego. Jeżeli jednorazowa wartość transakcji między przedsiębiorcami przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, rozliczenie powinno nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego. Przy fakturze wystawionej przez czynnego podatnika VAT trzeba dodatkowo pilnować, aby przelew został zlecony na rachunek znajdujący się tego dnia w Wykazie podatników VAT.

To jeden z punktów, na których firmy nadal potykają się w praktyce. Kontrahent przesyła fakturę z nowym kontem, księgowość kopiuje numer i przelew wychodzi bez dodatkowego sprawdzenia. Tymczasem zmiana rachunku podana wyłącznie w e-mailu powinna uruchomić ponowną weryfikację.

Jeżeli rachunku nie ma w wykazie, najbezpieczniejsza decyzja brzmi: wstrzymać przelew i wyjaśnić rozbieżność. Brak konta na białej liście nie musi oznaczać oszustwa. Przedsiębiorca mógł na przykład nie zgłosić rachunku prawidłowo. Nie zmienia to jednak ryzyka po stronie nabywcy.

W przypadku płatności objętej przepisami dokonanej na rachunek spoza wykazu mogą wystąpić konsekwencje dotyczące kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiedzialności solidarnej za zaległości dostawcy w VAT. Jeżeli przelew już poszedł, jednym z podstawowych mechanizmów ochronnych jest ZAW-NR. Na jego złożenie jest obecnie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Nie należy zostawiać tego na koniec miesiąca ani do zamknięcia księgowego. Siedmiodniowy termin biegnie od przelewu.

Istotnym zabezpieczeniem jest także mechanizm podzielonej płatności — MPP, czyli split payment. W niektórych transakcjach jest on obowiązkowy. Dotyczy to faktur, których należność ogółem przekracza 15 000 zł brutto i które obejmują towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jeżeli transakcja jest dokonywana na rzecz podatnika.

Jeżeli kontrahent przy takiej transakcji nalega, żeby zapłacić bez obowiązkowego MPP, nie jest to drobiazg techniczny. To wyraźny sygnał ostrzegawczy.

Status VAT to za mało: trzeba sprawdzić, czy za fakturą stoi realna firma i realna transakcja

Drugi etap zaczyna się po pozytywnym wyniku na białej liście. Dopiero wtedy warto odpowiedzieć na pytanie: czy dane kontrahenta i warunki transakcji mają gospodarczy sens?

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej podstawowym źródłem jest CEIDG. Trzeba porównać przede wszystkim NIP, nazwę przedsiębiorcy, status działalności i dane adresowe. W przypadku spółek należy sprawdzić KRS, w tym sposób reprezentacji.

To szczególnie ważne przy podpisywaniu większych umów. Jeżeli umowę w imieniu spółki podpisuje osoba, która według zasad reprezentacji nie może działać samodzielnie, problem pojawia się jeszcze zanim dojdziemy do VAT.

Przy kontrahencie z innego państwa Unii Europejskiej dochodzi VIES. System pozwala potwierdzić, czy numer VAT UE jest aktywny na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych. Wynik weryfikacji dobrze jest zachować razem z dokumentacją transakcji.

Status „invalid” w VIES nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorstwo nie istnieje. Może oznaczać między innymi, że numer nie został aktywowany do transakcji wewnątrzunijnych albo proces rejestracyjny jeszcze się nie zakończył. Przy WDT, WNT lub usługach rozliczanych transgranicznie takiej rozbieżności nie powinno się jednak ignorować.

Kolejny krok to porównanie dokumentów. NIP, nazwa firmy, adres, rachunek i osoba reprezentująca kontrahenta powinny tworzyć spójną całość. Najwięcej problemów zaczyna się wtedy, gdy każda informacja z osobna wygląda wiarygodnie, ale po zestawieniu dane przestają do siebie pasować.

W praktyce szczególnej ostrożności wymagają sytuacje, w których:

• numer rachunku zmienia się tuż przed terminem płatności,

• przelew ma trafić na konto innego podmiotu bez jasnej podstawy umownej,

• osoba prowadząca negocjacje korzysta wyłącznie z prywatnego adresu e-mail, mimo że firma ma własną domenę,

• dane na fakturze różnią się od danych w zamówieniu lub umowie,

• kontrahent nie chce podać podstawowych informacji dotyczących dostawy,

• towar ma zostać odebrany albo wysłany z miejsca niemającego oczywistego związku ze sprzedawcą,

• dokumentacja transportowa, WZ, CMR lub protokoły odbioru nie odpowiadają rzeczywistemu przebiegowi dostawy.

Zmianę rachunku przekazaną e-mailem najlepiej potwierdzić innym kanałem, na przykład telefonicznie pod numerem uzyskanym wcześniej albo znajdującym się w niezależnym źródle. Nie należy potwierdzać zmiany, dzwoniąc wyłącznie pod numer wpisany w tym samym podejrzanym e-mailu.

To chroni nie tylko przed problemami VAT, ale również przed popularnym oszustwem polegającym na przejęciu firmowej korespondencji i podmianie numeru konta.

Trzeba też patrzeć na ekonomię transakcji. Przepisy nie określają żadnego procentowego progu, po którego przekroczeniu niska cena automatycznie staje się podejrzana. Cena wyraźnie oderwana od warunków rynkowych wymaga jednak wyjaśnienia. Rabat za dużą partię, końcówkę serii czy przedpłatę jest normalny. Wielokrotnie tańszy towar oferowany bez logicznego powodu, z presją na natychmiastową płatność i bez standardowej dokumentacji — już nie.

Podobnie jest z młodymi przedsiębiorstwami. Firma działająca od dwóch miesięcy nie jest z tego powodu nierzetelna. Jeśli jednak podmiot bez historii, zaplecza i typowego dla branży sposobu działania proponuje od razu transakcję o dużej wartości, poziom kontroli powinien być wyższy niż przy wieloletnim dostawcy.

Przy większej ekspozycji finansowej można dodatkowo poprosić kontrahenta o aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości — ZAS-W. Nie jest to dokument dostępny publicznie dla każdego zainteresowanego, dlatego w praktyce dostarcza go sam kontrahent.

Istotny niuans dotyczy także KSeF. Samo pojawienie się faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie zastępuje sprawdzenia kontrahenta na białej liście. KSeF nie jest narzędziem służącym do potwierdzania, czy kontrahent spełnia wszystkie kryteria bezpieczeństwa podatkowego.

Kiedy trzeba zatrzymać transakcję, a kiedy wystarczy dodatkowa kontrola

Nie każdy sygnał ostrzegawczy ma tę samą wagę. Najgorszym sposobem weryfikacji jest stworzenie długiej checklisty i traktowanie każdego punktu identycznie.

Najwyższy priorytet mają rozbieżności bezpośrednio dotyczące podatnika, faktury i płatności.

Transakcję powinno się zatrzymać przed przelewem przede wszystkim wtedy, gdy:

• sprzedawca wystawia fakturę z VAT, ale pojawiają się poważne rozbieżności dotyczące jego statusu VAT,

• NIP na fakturze nie odpowiada podmiotowi, z którym zawarto umowę,

• kontrahent wskazuje przy istotnej płatności rachunek, którego nie można potwierdzić w Wykazie VAT,

• pieniądze mają zostać przelane na rachunek niepowiązanej firmy albo osoby fizycznej bez przekonującej podstawy,

• wymagany mechanizm podzielonej płatności ma zostać świadomie pominięty,

• dane dotyczące dostawy nie odpowiadają rzeczywistemu towarowi, ilości albo trasie transportu.

W takim przypadku nie pomaga tłumaczenie, że „firma jest na białej liście”. Najpierw trzeba usunąć konkretną rozbieżność.

Niższy poziom alarmu to wcześniejsze wykreślenie i późniejsze przywrócenie do rejestru VAT, krótki okres działalności, częste zmiany danych albo nietypowy model handlowy. Te elementy nie przesądzają o nierzetelności, ale uzasadniają zebranie dodatkowej dokumentacji.

Dla większej transakcji sensowny pakiet dowodowy obejmuje co najmniej:

• potwierdzenie sprawdzenia statusu VAT,

• potwierdzenie rachunku na dzień zlecenia przelewu,

• umowę albo zamówienie,

• fakturę,

• korespondencję dotyczącą warunków handlowych,

• dowód odbioru lub wykonania usługi,

• dokumentację transportową, jeśli występuje,

• potwierdzenie zapłaty.

Przy stałym dostawcy nie trzeba za każdym razem rozpoczynać pełnego audytu od zera. Rachunek na białej liście powinien być jednak sprawdzany na dzień zlecenia przelewu, zwłaszcza przy płatnościach przekraczających ustawowy próg. Zmiana rachunku, statusu firmy albo sposobu rozliczenia jest momentem, w którym procedurę trzeba powtórzyć szerzej.

Nie ma przy tym sposobu, który daje stuprocentową gwarancję. Nawet komplet pozytywnych wyników w publicznych rejestrach nie dowodzi, że sprzedawca prawidłowo rozliczy VAT z konkretnej faktury. Dobra weryfikacja ma inny cel: wyłapać niespójności przed wysłaniem pieniędzy i pozostawić dowody, że nabywca działał jak rozsądny przedsiębiorca.

FAQ

Czy można sprawdzić, czy kontrahent rzeczywiście zapłacił VAT od mojej faktury?
Nie. Informacja o rozliczeniu konkretnego zobowiązania podatkowego kontrahenta nie jest publicznie dostępna. Biała lista potwierdza przede wszystkim jego status w rejestrze VAT i określone dane, ale nie pokazuje, czy zapłacił VAT wynikający z konkretnej sprzedaży.

Czy status „podatnik VAT czynny” oznacza, że kontrahent jest bezpieczny?
Nie. To ważny pierwszy filtr, ale nie gwarancja rzetelności. Trzeba jeszcze sprawdzić rachunek, dane firmy, przebieg transakcji i dokumentację.

Co zrobić, jeśli numer rachunku z faktury nie znajduje się na białej liście?
Najpierw wstrzymać przelew i poprosić kontrahenta o wyjaśnienie lub prawidłowy rachunek. Jeżeli objęta przepisami płatność została już zlecona na rachunek spoza wykazu, trzeba pilnie sprawdzić możliwość złożenia ZAW-NR — termin wynosi 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Czy każdy przelew powyżej 15 000 zł musi być wykonany w split payment?
Nie. Obowiązkowy MPP dotyczy określonych transakcji, w szczególności faktur przekraczających 15 000 zł brutto, obejmujących towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i wystawionych w transakcji na rzecz podatnika. Samo przekroczenie 15 000 zł nie wystarcza do powstania obowiązku MPP.

Czy kontrahenta z UE wystarczy sprawdzić w VIES?
Nie. VIES potwierdza przede wszystkim status numeru VAT na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych. Nadal trzeba zweryfikować dane przedsiębiorstwa, warunki transakcji, płatność i dokumenty potwierdzające rzeczywiste wykonanie dostawy lub usługi.

Jak często sprawdzać stałego kontrahenta?
Pełną kontrolę warto wykonać przed rozpoczęciem współpracy i powtarzać ją po istotnych zmianach. Rachunek bankowy przy transakcjach objętych białą listą należy sprawdzać na dzień zlecenia przelewu. Ponownej szerszej kontroli wymagają zwłaszcza zmiana rachunku, statusu VAT, danych firmy albo nietypowe warunki nowej transakcji.

Czy faktura w KSeF oznacza, że kontrahent został zweryfikowany przez administrację skarbową?
Nie. KSeF nie zastępuje Wykazu podatników VAT ani własnej weryfikacji kontrahenta. Fakt, że dokument funkcjonuje w KSeF, nie jest potwierdzeniem rzetelności podatkowej sprzedawcy.

Pierwszy ruch jest prosty: weź NIP z faktury lub umowy, sprawdź kontrahenta w Wykazie podatników VAT, a przed przelewem porównaj numer rachunku z rachunkiem widocznym w wykazie na dzień płatności. Jeżeli NIP, status albo konto się nie zgadzają, nie wysyłaj pieniędzy, dopóki rozbieżność nie zostanie wyjaśniona. Dopiero potem sprawdzaj CEIDG lub KRS, VIES i dokumenty samej transakcji. Największym błędem jest odwrócenie tej kolejności i uznanie, że zielony status „VAT czynny” załatwia całą weryfikację.

Dodatkowe informacje na: Wystawianie faktur.