Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument, który przedstawia roczne wyniki finansowe przedsiębiorstwa i jego sytuację majątkową. Jest to obowiązkowy element dla wielu podmiotów gospodarczych w Polsce, które muszą go złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Nieprzestrzeganie tego obowiązku może prowadzić do poważnych sankcji prawnych, w tym grzywien i kar ograniczenia wolności. W artykule dowiesz się, kto i kiedy musi składać sprawozdanie finansowe do KRS, co powinno znaleźć się w jego treści oraz jakie są kroki przygotowania i złożenia dokumentu w formie elektronicznej.
Kto musi sporządzać sprawozdania finansowe
Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy szerokiego grona podmiotów gospodarczych, w tym firm zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W szczególności są to:
- Spółki kapitałowe, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne.
- Spółki osobowe, w tym spółki jawne i komandytowe, jeśli prowadzą księgi rachunkowe.
- Jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzące pełną księgowość.
Obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego zależy głównie od formy prowadzonej księgowości, a nie od rodzaju działalności czy formy prawnej firmy. Przedsiębiorstwa, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, także muszą przygotować sprawozdanie. Co istotne, spółki jawne i partnerskie mogą być zwolnione z tego obowiązku, jeśli ich roczne przychody nie przekraczają równowartości 2 mln euro. W takim przypadku zamiast sprawozdania składają do KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, co w przypadku spółek kapitałowych oznacza członków zarządu, a w przypadku spółek osobowych – wspólników prowadzących sprawy spółki. W przypadku jednostek w postępowaniu upadłościowym, obowiązek ten spoczywa na likwidatorach, syndykach lub zarządcach.
Co zawiera sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe to dokument, który musi być sporządzony w języku polskim i w walucie polskiej. Składa się z kilku podstawowych elementów:
- Bilans – prezentuje aktywa i pasywa firmy na koniec bieżącego oraz poprzedniego roku obrotowego.
- Rachunek zysków i strat – wykazuje przychody, koszty, zyski i straty przedsiębiorstwa, a także obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok.
- Informacja dodatkowa – zawiera opis przyjętych zasad rachunkowości, w tym metody wyceny i zmiany w stosunku do roku poprzedniego.
Do sprawozdania finansowego mogą być również dołączane dodatkowe dokumenty, takie jak:
- Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe.
- Sprawozdanie z działalności – wymagane dla spółek kapitałowych i komandytowo-akcyjnych.
- Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty.
- Opinia i sprawozdanie biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało obowiązkowemu badaniu.
Te elementy tworzą kompletną dokumentację finansową, która pozwala na ocenę kondycji finansowej firmy przez jej zarząd, inwestorów oraz organy nadzoru. Każdy z tych dokumentów musi być przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami i stanowić rzetelne odzwierciedlenie stanu finansowego firmy.
Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe i jak je podpisać
E-sprawozdanie finansowe jest obecnie jedyną akceptowaną formą składania sprawozdań finansowych do KRS. Dokument musi być sporządzony w określonej strukturze i formacie XML, zgodnym z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Od 1 stycznia 2020 roku wszystkie sprawozdania finansowe, w tym te niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, muszą być przygotowane w formie ustrukturyzowanej.
Proces przygotowania e-sprawozdania finansowego obejmuje kilka kluczowych kroków:
- Sporządzenie dokumentu w formacie XML – Wymaga to użycia specjalistycznych programów lub bezpłatnych aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, które umożliwiają generowanie sprawozdań zgodnych z wymaganiami prawnymi.
- Uzupełnienie wszystkich wymaganych elementów – Należy upewnić się, że bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa są kompletne i spełniają wszystkie wymagania ustawy o rachunkowości.
- Podpisanie e-sprawozdania – Sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie przez osoby odpowiedzialne za jego sporządzenie. W przypadku spółek zarządzanych przez organy wieloosobowe, co najmniej jedna osoba z zarządu musi podpisać sprawozdanie, przy jednoczesnym złożeniu przez pozostałych członków oświadczeń o zgodności dokumentu z ustawą.
Podpisanie e-sprawozdania odbywa się za pomocą:
- Podpisu kwalifikowanego – Wydanego przez certyfikowane centra certyfikacji.
- Profilu Zaufanego – Dostępnego w polskim systemie e-administracji.
- Podpisu osobistego – Wydawanego wraz z dowodem osobistym w formie elektronicznej.
Wszystkie podpisy muszą być zgodne z algorytmem XAdES, który zapewnia pełną wiarygodność i bezpieczeństwo dokumentu. Jeśli w sprawozdaniu znajdują się opinie biegłego rewidenta, muszą one być również opatrzone podpisem kwalifikowanym przez rewidenta.
Kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie finansowe
Złożenie e-sprawozdania finansowego do KRS jest jednym z kluczowych obowiązków podmiotów prowadzących pełną księgowość. Dokument ten musi być złożony w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia przez właściwe organy jednostki, takie jak walne zgromadzenie wspólników czy właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej.
Poniżej przedstawiamy zasady dotyczące składania sprawozdania:
- Jednostki wpisane do KRS – Składają sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości.
- Podatnicy CIT niewpisani do KRS – Przekazują dokumenty do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą dedykowanej aplikacji lub interfejsu webAPI.
- Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe – Składają sprawozdania również do Szefa KAS, ale w terminie składania rocznego zeznania podatkowego.
E-sprawozdanie finansowe do KRS mogą przesyłać tylko uprawnione osoby, takie jak kierownicy jednostek, zawodowi pełnomocnicy (np. adwokaci, radcowie prawni), prokurenci, syndycy oraz likwidatorzy. Zgłoszenie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym lub podpisem osobistym.
Sankcje za niezłożenie sprawozdania
Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, takimi jak grzywna, ograniczenie wolności, a nawet rozwiązanie spółki. Sąd KRS wzywa podmioty do złożenia brakujących dokumentów, a w przypadku dalszego niewywiązania się z obowiązku, może nałożyć karę lub wykreślić spółkę z rejestru. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie terminów i poprawne przygotowanie dokumentacji.
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także ważnym elementem przejrzystości finansowej firmy, budującym zaufanie w oczach inwestorów, kontrahentów i instytucji nadzorujących.
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej i finansowej.
