KSeF – Krajowy System e-Faktur – to centralna platforma Ministerstwa Finansów usprawniająca obieg dokumentów VAT. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie od 1 lutego 2026 w odniesieniu do firm, które w 2024 r. przekroczyły sprzedaż 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. w odniesieniu do wszystkich podatników VAT. Wtedy też faktury papierowe i PDF przestaną mieć status dokumentów księgowych. Dokumentem wiążącym stanie się faktura ustrukturyzowana w formacie XML, z nadanym przez system, unikalnym numerem KSeF.
Ujednolicenie dzięki KSeF
Wraz z wprowadzeniem powszechnego obowiązku korzystania z KSeF kluczowe zmiany docierają również do obszaru identyfikacji towarów i usług na fakturach. Każda faktura zawiera nazwy towarów i usług, które są jej podstawowym elementem. W praktyce jednak często pojawia się potrzeba dodania dodatkowych informacji, takich jak symbole (przydatne przy prowadzeniu ewidencji), bardziej szczegółowe opisy (gdy sama nazwa nie wystarcza), czy też PKWiU. W niektórych przypadkach konieczne jest również umieszczenie specyficznych oznaczeń, wymaganych przepisami prawa lub wynikających ze specyfiki danej branży. Zbliżające się wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przyniesie większą standaryzację i porządek w tym zakresie. Ważne jest żeby stosowany program do fakturowania pozwalał na łatwe i intuicyjne wystawienie faktur, również w zakresie nietypowych oznaczeń towarów i usług.
Nietypowe oznaczenia w KSeF – co trzeba wiedzieć?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązek stosowania ustandaryzowanych oznaczeń towarów i usług zgodnie z jego strukturą. Oprócz podstawowych klasyfikacji, jak PKWiU, możliwe jest uwzględnienie dodatkowych oznaczeń w elemencie FaWiersz, takich jak:
- Kod GTIN – Globalny Numer Jednostki Handlowej, unikalny numer identyfikacyjny produktu, który ułatwia śledzenie i zarządzanie towarami w łańcuchu dostaw i integrację z systemami magazynowymi.
- Symbol CN – symbol Nomenklatury Scalonej, unijny kod taryfowy do rozliczeń celnych i VAT przy transakcjach międzynarodowych.
- Symbol PKOB – symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych, wykorzystywany m.in. w podatkach i statystyce budowlanej.
- Akcyza w cenie – obowiązkowa informacja, jeśli nabywca żąda wykazania akcyzy w cenie towaru (dotyczy np. alkoholu, papierosów, paliwa),
- GTU – kody grup towarowo-usługowych stosowane dla wybranych towarów i usług objętych szczególnym nadzorem podatkowym (np. alkohol, pojazdy).
- Procedura – oznaczenie procedury dotyczącej dostarczanego towaru lub świadczonej usługi (np. WSTO_EE, I_63, B_MPV_PROWIZJA).
Każde z tych oznaczeń musi być zgodne z opisem struktury KSeF – ich prawidłowe stosowanie jest kluczowe dla zgodności faktur z nowym systemem.
Dlaczego poprawne oznaczenia są istotne?
- Dokładność rozliczeń VAT i akcyzy – błędne kody mogą doprowadzić do nieprawidłowych deklaracji, a nawet sankcji podatkowych.
- Łatwiejsze kontrole skarbowe – ustandaryzowana struktura faktur umożliwia organom szybkie weryfikacje.
- Efektywność zautomatyzowanych procesów – precyzyjne identyfikatory wspierają integrację z systemami księgowymi i magazynowymi, upraszczając ewidencję i archiwizację.
W związku z wdrożeniem KSeF, konieczne jest dostosowanie systemów informatycznych do nowych standardów. Z perspektywy wystawcy faktur istotne jest, aby używany program do wystawiania faktur umożliwiał tworzenie dokumentów zgodnych z wymaganiami faktury ustrukturyzowanej oraz obowiązującymi przepisami prawa.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF niesie za sobą zmiany, które dotyczą sposobu identyfikowania towarów i usług poprzez zunifikowane kody. Nieprawidłowe oznaczenia mogą prowadzić do poważnych problemów podatkowych, dlatego tak ważne jest korzystanie z systemu, który zapewnia zgodność z formatem KSeF. Program do fakturowania CONTsup jest przygotowany do obsługi takich wymogów – udostępnia wszystkie niezbędne pola, wprowadza ograniczenia znakowe i wymusza wartości zgodne z KSeF. Jeśli chcesz zapewnić firmie bezpieczeństwo i skuteczność w przygotowaniu faktur ustrukturyzowanych, wdrożenie CONTsup to krok w kierunku pełnej zgodności i efektywnego zarządzania dokumentacją. Dzięki temu oznaczenia towarów i usług przestaną być formalnym problemem, a staną się elementem sprawnego systemu procesów finansowo-księgowych.
CONTsup nie tylko ułatwia sam proces wystawiania faktur, ale także oferuje rozwiązania wspierające codzienne zarządzanie dokumentami i relacje z kontrahentami. To program do zarządzania finansami, który umożliwia pełną ewidencję dokumentów, pozwala na wysoki poziom kontroli nad płynnością i analizę sprzedaży i zakupów.
[ Treść sponsorowana ]
