Brak papieru, tonera albo etykiet kurierskich zwykle nie wynika z tego, że firma zużywa ich za dużo. Częściej problem jest prostszy: nikt nie wie, przy jakim stanie trzeba złożyć kolejne zamówienie. Druga skrajność jest równie kosztowna. Szafa jest pełna materiałów kupionych „na zapas”, część pasuje do urządzeń, których firma już nie używa, a kolejne kartony zamawia się dlatego, że akurat pojawił się rabat.
Porządek zaczyna się dopiero wtedy, gdy dla najważniejszych produktów można odpowiedzieć na cztery pytania: ile zużywamy, jak długo czekamy na dostawę, jaki bufor jest naprawdę potrzebny i przy jakim stanie trzeba uruchomić zakup.
To wystarcza, żeby przestać zamawiać na wyczucie.
Najpierw ustal, czego naprawdę nie może zabraknąć
Nie każdy produkt w szafie biurowej powinien być kontrolowany tak samo. Krytyczność zapasu nie zależy od jego ceny, ale od skutku braku.
Rolka etykiet za kilkadziesiąt złotych może być ważniejsza niż kilkusetzłotowe wyposażenie, jeśli bez niej nie da się przygotować wysyłki. Z kolei brak zapasowego zestawu markerów do tablicy może irytować, ale raczej nie zatrzyma pracy firmy.
Praktyczny podział wygląda tak:
-
produkty krytyczne – ich brak zatrzymuje konkretny proces albo wymusza natychmiastowy zakup;
-
produkty operacyjne – są potrzebne regularnie, ale przez krótki czas można znaleźć zamiennik;
-
produkty dodatkowe – poprawiają komfort pracy, lecz ich brak nie powoduje przestoju.
W pierwszej grupie mogą znaleźć się papier A4, toner do jedynej drukarki, etykiety kurierskie, rolki termiczne, koperty wysyłkowe albo określone środki higieniczne. Nie oznacza to jednak, że każdy z tych produktów jest krytyczny w każdej firmie. Biuro pracujące prawie wyłącznie na dokumentach elektronicznych może zużywać papier sporadycznie. Firma wysyłająca codziennie kilkadziesiąt paczek będzie za to znacznie bardziej wrażliwa na brak etykiet lub taśmy.
Dopiero po takim podziale warto liczyć zapasy.
Najważniejszą wartością nie jest przy tym „minimalna liczba sztuk w szafie”, lecz punkt ponownego zamówienia.
Można go policzyć według prostego schematu:
punkt zamówienia = zużycie w czasie oczekiwania na dostawę + zapas bezpieczeństwa
Jeżeli zużycie jest dość regularne:
punkt zamówienia = średnie dzienne zużycie × czas dostawy + zapas bezpieczeństwa
Załóżmy, że biuro zużywa średnio 20 ryz papieru w miesiącu. Przy 20 dniach roboczych daje to około:
20 ryz ÷ 20 dni = 1 ryza dziennie
Dostawca realizuje zamówienie przeciętnie w ciągu 3 dni roboczych.
W czasie oczekiwania biuro zużyje więc około:
1 × 3 = 3 ryzy
Jeśli firma chce utrzymywać dodatkowo 2 ryzy zabezpieczenia na większy druk albo jednodniowe opóźnienie dostawy, punkt zamówienia wynosi:
3 + 2 = 5 ryz
Przy takich założeniach kolejne zamówienie powinno zostać uruchomione, gdy na stanie pozostaje około 5 ryz, a nie wtedy, gdy ktoś otworzy ostatnie opakowanie.
To istotne rozróżnienie. Zapas bezpieczeństwa i punkt zamówienia nie są tym samym.
Zapas bezpieczeństwa to rezerwa na nieprzewidziane zdarzenia. Punkt zamówienia obejmuje zarówno zapotrzebowanie na czas dostawy, jak i tę rezerwę.
Im większa niepewność, tym większy powinien być bufor. Wyższy zapas bezpieczeństwa ma sens, gdy:
-
produkt jest krytyczny;
-
zużycie mocno się zmienia;
-
dostawca nie zawsze dotrzymuje deklarowanego terminu;
-
dostawa trwa wiele dni;
-
produktu nie można łatwo zastąpić;
-
brak materiału może zatrzymać wysyłkę, obsługę klienta albo inny proces.
Bufor może być mniejszy, jeżeli produkt jest dostępny następnego dnia, jego zużycie jest stabilne, a w razie potrzeby można kupić odpowiednik bez wpływu na pracę.
Nie ma sensu ustalać dla wszystkich produktów zasady typu „zawsze trzy sztuki zapasu”. Trzy tonery do urządzenia zużywającego jeden wkład na pół roku oznaczają zupełnie co innego niż trzy rolki etykiet zużywane w ciągu jednego dnia.
Problem pojawia się również wtedy, gdy firma liczy tylko średnią miesięczną.
Załóżmy, że przez trzy tygodnie zużywane są po 2 rolki etykiet tygodniowo, a w ostatnim tygodniu miesiąca – 8. Średnia wyniesie 3,5 rolki tygodniowo, ale taki wynik nie opisuje momentu największego obciążenia. Jeżeli dostawa przypadnie właśnie na ostatni tydzień miesiąca, zapas policzony wyłącznie na podstawie średniej może być za niski.
Dlatego przy produktach o nierównym zużyciu trzeba sprawdzić także największe tygodniowe lub dzienne zużycie oraz jego przyczynę.
W praktyce skoki mogą występować podczas:
-
zamknięcia miesiąca lub kwartału;
-
większej wysyłki;
-
wdrożenia nowych pracowników;
-
szkoleń;
-
akcji marketingowej;
-
sezonowego wzrostu zamówień;
-
projektu wymagającego dużej liczby wydruków.
Dane warto zebrać w prostym arkuszu. Nie trzeba zaczynać od rozbudowanego systemu magazynowego.
| Produkt | Średnie zużycie | Czas dostawy | Zapas bezpieczeństwa | Punkt zamówienia | Typowa ilość zakupu |
|---|---|---|---|---|---|
| Papier A4 | 20 ryz/mies. | 3 dni robocze | 2 ryzy | 5 ryz | 20 ryz |
| Etykiety kurierskie | 8 rolek/mies. | 2 dni robocze | 2 rolki | ustalony z dziennego zużycia | 8 rolek |
| Toner | 1 szt./2 mies. | 2 dni robocze | 1 szt. | 1 szt. | 1 szt. |
| Koperty C4 | 200 szt./mies. | 3 dni robocze | 50 szt. | zależny od tempa zużycia | 200 szt. |
Wartości w tabeli są przykładem sposobu liczenia, a nie uniwersalnymi normami. Firma powinna podstawić własne zużycie i rzeczywisty termin dostawy.
Dobrze też dopisać stan aktualny, datę ostatniego sprawdzenia i osobę odpowiedzialną. Jedna osoba lub jeden dział powinny pilnować procesu. Model „każdy zgłasza, gdy widzi, że się kończy” zwykle wykrywa problem za późno.
Zamawiaj według zużycia, a nie według promocji
Samo ustalenie punktu zamówienia rozwiązuje tylko połowę problemu. Trzeba jeszcze zdecydować, ile kupić.
Najprostsza metoda dla niewielkiego biura polega na ustaleniu, jaki stan firma chce mieć po przyjęciu dostawy.
Jeżeli biuro zużywa 20 ryz papieru miesięcznie, składa większe zamówienie raz na miesiąc i chce po dostawie posiadać około 25 ryz, sytuacja może wyglądać tak:
-
punkt zamówienia: 5 ryz;
-
stan podczas składania zamówienia: 5 ryz;
-
docelowy stan po dostawie: 25 ryz;
-
wielkość nowego zamówienia: około 20 ryz.
Nie oznacza to, że 20 ryz jest właściwą partią dla każdej firmy. Jeżeli dostawca przywozi papier następnego dnia, a zamówienie można złożyć bez dodatkowych kosztów, utrzymywanie zapasu na kilka miesięcy może nie mieć sensu. Jeśli dostawa trwa tydzień albo papier jest zużywany w dużych skokach, większy bufor jest bardziej uzasadniony.
Najczęstszy błąd pojawia się przy zakupach hurtowych.
Rabatu nie powinno się oceniać pytaniem: „ile procent taniej kupimy?”, tylko:
„na ile miesięcy wystarczy ta partia i co może się zmienić, zanim ją zużyjemy?”
Jeżeli firma wykorzystuje jeden toner co dwa miesiące, zakup 12 sztuk oznacza zapas na około dwa lata. Nawet atrakcyjna cena nie musi tego uzasadniać. W tym czasie może zostać wymieniona drukarka, zmienić się dostawca albo sposób pracy.
Większa partia ma sens przede wszystkim wtedy, gdy:
-
produkt szybko i przewidywalnie rotuje;
-
nie ma dużego ryzyka utraty przydatności;
-
firma ma odpowiednie miejsce do przechowywania;
-
nie planuje zmiany urządzeń korzystających z danego materiału;
-
rabat dotyczy rzeczywiście potrzebnej ilości;
-
zakup nie powoduje zalegania zapasu przez wiele miesięcy.
Dlatego przy większym zamówieniu warto zawsze policzyć:
liczba kupowanych sztuk ÷ średnie miesięczne zużycie = liczba miesięcy zapasu
To prosty test, który szybko ujawnia pozorne okazje.
Nie można też porównywać dostawców wyłącznie po cenie jednej ryzy, tonera albo pudełka kopert. Dla firmy liczy się koszt całej operacji zakupowej.
Można go traktować jako sumę:
cena produktów + dostawa + czas obsługi zamówienia + koszt dodatkowych zamówień + koszt awaryjnych zakupów + koszt nadmiernego zapasu
Przykład pokazuje, dlaczego kilkadziesiąt złotych różnicy nie zawsze jest oszczędnością.
Załóżmy, że identyczny koszyk kosztuje:
-
u dostawcy A – 500 zł z dostawą;
-
u dostawcy B – 475 zł plus 20 zł transportu.
Różnica po doliczeniu wysyłki wynosi już tylko:
500 zł – 495 zł = 5 zł
Jeżeli wybór drugiego dostawcy wymaga dodatkowo osobnego zamówienia i 30 minut pracy, oszczędność może zniknąć całkowicie. Przy wewnętrznym koszcie godziny pracy wynoszącym przykładowo 60 zł pół godziny oznacza kolejne 30 zł kosztu organizacyjnego.
W takim wariancie:
475 zł + 20 zł + 30 zł = 525 zł
Pozornie tańszy zakup okazuje się o 25 zł droższy od prostszego wariantu za 500 zł.
Nie chodzi o wycenianie każdej minuty pracy przy zakupie paczki długopisów. Przy częstych, rozproszonych zamówieniach ten koszt zaczyna jednak mieć znaczenie.
Dlatego dobrze działa model jednego głównego dostawcy oraz jednego dostawcy rezerwowego.
Główny powinien być oceniany nie tylko przez ceny, ale również przez:
-
rzeczywisty czas dostawy;
-
dostępność najczęściej kupowanych produktów;
-
minimalną kwotę darmowej wysyłki;
-
łatwość reklamacji;
-
powtarzalność oferty;
-
możliwość zapisania stałej listy produktów;
-
poprawność i wygodę obsługi dokumentów zakupowych.
Dostawca rezerwowy jest potrzebny przede wszystkim dla pozycji krytycznych. Jeśli główny sklep nagle nie ma konkretnego tonera albo czas realizacji wydłuża się z dwóch dni do tygodnia, szukanie alternatywy dopiero wtedy oznacza stratę czasu.
Osobno trzeba traktować materiały eksploatacyjne do drukarek.
Przy tonerach nie działa proste równanie: oryginał dobry, zamiennik zły. Dobrej jakości zamiennik może działać poprawnie i obniżać koszt strony, ale tani wkład nieznanego pochodzenia potrafi przynieść smugi, nierówny wydruk, komunikaty urządzenia albo konieczność wcześniejszej wymiany.
Nie ma sensu kupować od razu dużego kartonu niesprawdzonego zamiennika.
Rozsądniejszy test wygląda tak:
-
kupić jedną sztukę;
-
sprawdzić poprawność rozpoznania przez urządzenie;
-
obserwować jakość wydruków;
-
sprawdzić, czy nie pojawiają się zabrudzenia lub błędy;
-
ocenić rzeczywistą wydajność;
-
sprawdzić warunki reklamacji;
-
dopiero później zdecydować o stałym stosowaniu.
Przed użyciem materiałów innych niż zalecane przez producenta warto również sprawdzić warunki dotyczące danego modelu urządzenia. Przy ewentualnej awarii znaczenie może mieć ustalenie, czy zastosowany materiał miał z nią związek.
To szczególnie ważne w firmie, która drukuje dokumenty dla klientów. Jeżeli po zmianie wkładu wydruki mają smugi albo grafiki wychodzą nierówno, oszczędność na tonerze szybko traci sens.
Inaczej można podejść do urządzenia drukującego głównie dokumenty robocze, gdzie perfekcyjne odwzorowanie nie jest priorytetem.
Harmonogram zakupów również powinien wynikać z rotacji, a nie z jednej zasady dla całej firmy. Produkt krytyczny zużywany codziennie można kontrolować raz w tygodniu. Segregatory wykorzystywane okazjonalnie nie wymagają tak częstego sprawdzania.
Im szybsza rotacja, większa krytyczność i dłuższy czas dostawy, tym częściej trzeba kontrolować stan.
Najpierw usuń zakupy awaryjne, dopiero potem ścinaj ceny
Nadmierny zapas też kosztuje, chociaż na fakturze nie ma pozycji „zamrożone pieniądze w szafie”.
Problem najlepiej widać przy produktach powiązanych z konkretnym urządzeniem. Firma kupuje kilka tonerów w promocji, pół roku później wymienia drukarkę i zostaje z materiałami, których nie wykorzysta. Podobny efekt daje zakup nietypowych kopert, formularzy lub etykiet potrzebnych do projektu, który już się zakończył.
Dlatego co najmniej okresowo trzeba szukać zapasów bez rotacji.
Prosty filtr brzmi:
które produkty nie były używane przez ostatnie 90 dni i dlaczego nadal je przechowujemy?
Sam brak ruchu nie oznacza automatycznie, że produkt jest zbędny. Awaryjny toner może celowo leżeć przez kilka miesięcy. Trzysta sztuk materiału kupionego do nieużywanego już urządzenia to jednak inna sytuacja.
W magazynowaniu sprawdza się również FIFO – pierwsze weszło, pierwsze wyszło.
W biurze nie wymaga to żadnego systemu. Wystarczy:
-
nowe opakowania odkładać za starszymi;
-
nie przechowywać jednego produktu w kilku przypadkowych miejscach;
-
oznaczyć materiały kupowane rzadko;
-
przy zmianie urządzeń sprawdzić pozostałe wkłady przed kolejnym zakupem;
-
co kilka miesięcy przejrzeć zapasy, które nie wykazują ruchu.
Szczególnie źle znosi zaniedbane magazynowanie papier. Ryz nie powinno się trzymać w wilgotnym miejscu, przy źródłach ciepła ani w uszkodzonych opakowaniach. Zawilgocony lub zdeformowany papier może powodować problemy z podawaniem i zacięcia, więc zakup dużej partii bez odpowiedniego miejsca nie jest oszczędnością.
Jeszcze ważniejsze jest kontrolowanie przyczyny zmian zużycia.
Jeżeli biuro zwykle zużywa 15 ryz papieru miesięcznie, a nagle wynik rośnie do 30, nie należy automatycznie podwajać poziomu zapasu. Najpierw trzeba sprawdzić, co się zmieniło.
Powodem może być duży projekt. Wtedy wzrost jest tymczasowy.
Może też chodzić o:
-
przypadkowe ustawienie druku jednostronnego;
-
większą liczbę pracowników;
-
nowy proces wymagający dokumentów papierowych;
-
niepotrzebny druk kolorowy;
-
awarie powodujące ponowne drukowanie;
-
zmianę sposobu raportowania.
Dopiero poznanie przyczyny pozwala zdecydować, czy trzeba podnieść punkt zamówienia, czy usunąć źródło niepotrzebnego zużycia.
Efekty uporządkowania zapasów powinny być mierzalne. W małym biurze wystarczy pięć wskaźników.
1. Liczba zakupów awaryjnych w miesiącu
Jeżeli co tydzień ktoś jedzie po papier albo zamawia toner z ekspresową dostawą, progi są źle ustawione albo nikt ich nie pilnuje.
2. Liczba braków produktów krytycznych
Tu właściwym celem jest zero. Jeżeli materiał jest naprawdę krytyczny, jego brak oznacza błąd procesu.
3. Łączna wartość zapasu
Pozwala zobaczyć, czy walka z brakami nie doprowadziła do przeciwnej skrajności.
4. Liczba produktów bez ruchu przez 90 dni
Rosnąca liczba takich pozycji wskazuje, że zamówienia są zbyt duże albo lista zakupowa nie jest aktualizowana.
5. Liczba zamówień składanych w miesiącu
Duża liczba małych zamówień często oznacza brak harmonogramu albo źle wyliczone punkty zamówienia.
Nie należy jednak optymalizować tych wskaźników w oderwaniu od rzeczywistości. Zmniejszenie wartości zapasu o połowę nie jest sukcesem, jeżeli tydzień później zabraknie etykiet i stanie wysyłka.
Najpierw trzeba zapewnić ciągłość. Dopiero później ograniczać kapitał utrzymywany w zapasie.
Najprostsze wdrożenie można przeprowadzić w ciągu 30 dni.
Pierwszy tydzień:
-
spisać około 20 najczęściej używanych materiałów;
-
oznaczyć produkty krytyczne;
-
policzyć aktualny stan;
-
ustalić, kto odpowiada za kontrolę.
Pozostałe trzy tygodnie:
-
notować rzeczywiste zużycie;
-
zapisywać datę zamówienia i datę dostawy;
-
odnotowywać każdy zakup awaryjny;
-
sprawdzać nietypowe skoki zużycia.
Po 30 dniach:
-
policzyć średnie zużycie;
-
sprawdzić największe okresowe skoki;
-
ustalić zapas bezpieczeństwa;
-
wyliczyć punkt zamówienia;
-
określić typową wielkość zakupu;
-
znaleźć produkty zalegające.
Po kolejnym miesiącu progi trzeba zweryfikować. Jeżeli zapas bezpieczeństwa nigdy nie został naruszony, może być zbyt duży. Jeżeli produkt regularnie schodzi niemal do zera przed dostawą, bufor albo punkt zamówienia wymagają korekty.
Są też sytuacje, w których standardowe wyliczenie trzeba świadomie zmienić.
Jeżeli dostawca deklaruje 24 godziny, ale w praktyce kilka razy w roku dostarcza po trzech dniach, dla produktu krytycznego nie należy liczyć zapasu tak, jakby jednodniowy termin był gwarantowany.
Jeżeli firma za dwa miesiące wymienia drukarki, nie ma sensu uzupełniać tonerów do poziomu wystarczającego na pół roku.
Jeżeli zużycie etykiet na koniec miesiąca rośnie trzykrotnie, punkt zamówienia powinien uwzględniać ten skok, a nie tylko spokojną średnią z całego miesiąca.
I wreszcie: jeżeli produkt kosztuje niewiele, ale jego brak zatrzymuje pracę, nie optymalizuje się go tak samo jak zwykłego materiału biurowego. Kilkadziesiąt złotych dodatkowego zapasu może być rozsądniejsze niż ryzyko kilkugodzinnego przestoju.
Największym błędem nie jest więc zbyt drogi długopis czy brak rabatu na karton papieru. Najpierw trzeba usunąć zakupy awaryjne i zamawianie „na oko”. Dopiero kiedy wiadomo, co firma zużywa, w jakim tempie i przy jakim stanie składa zamówienie, można sensownie negocjować ceny, zmniejszać zapas i automatyzować proces.
FAQ: najczęstsze pytania o zapasy biurowe
Jak policzyć punkt zamówienia?
Pomnóż średnie dzienne zużycie przez rzeczywisty czas dostawy i dodaj zapas bezpieczeństwa. Jeżeli firma zużywa 1 ryzę papieru dziennie, dostawa trwa 3 dni, a bufor wynosi 2 ryzy, punkt zamówienia to 5 ryz.
Jak ustalić zapas bezpieczeństwa?
Powinien zależeć od krytyczności produktu, zmienności zużycia oraz przewidywalności dostaw. Większy bufor ma sens dla materiału, którego brak zatrzyma pracę i którego nie można szybko zastąpić. Dla łatwo dostępnego produktu o stabilnym zużyciu może być niewielki.
Jak często sprawdzać stany magazynowe?
Nie trzeba kontrolować każdego produktu codziennie. Materiały krytyczne o szybkiej rotacji warto sprawdzać częściej, np. raz w tygodniu. Produkty używane sporadycznie mogą być kontrolowane raz w miesiącu. Częstotliwość powinna rosnąć wraz z tempem zużycia, krytycznością i długością dostawy.
Kiedy zakup hurtowy przestaje się opłacać?
Gdy rabat nie rekompensuje ryzyka nadmiernego zapasu. Przed zakupem podziel liczbę zamawianych sztuk przez miesięczne zużycie. Jeżeli 12 tonerów wystarczy na dwa lata, warto sprawdzić, czy urządzenie będzie używane tak długo i czy rabat rzeczywiście uzasadnia zamrożenie pieniędzy.
Czy warto używać zamienników tonerów?
Tak, jeżeli konkretny wkład został sprawdzony w konkretnym urządzeniu. Najpierw przetestuj jedną sztukę, oceń jakość, wydajność i zachowanie drukarki oraz sprawdź warunki dotyczące urządzenia i reklamacji. Nie ma uzasadnienia dla kupowania dużej partii nieprzetestowanego zamiennika wyłącznie dlatego, że jest tańszy.
Co zrobić z materiałami, które nie były używane od kilku miesięcy?
Najpierw ustal, dlaczego nie rotują. Część może być celowym zapasem awaryjnym, ale produkty do wycofanego sprzętu albo zakończonego projektu powinny zostać oznaczone jako zapas zalegający, a ich dalsze zamawianie zatrzymane.
Co zrobić, gdy dostawca często przekracza deklarowany termin?
Nie licz punktu zamówienia według najlepszego możliwego scenariusza. Dla produktów krytycznych przyjmij bardziej realistyczny czas dostawy, zwiększ odpowiednio bufor i miej wcześniej ustalonego dostawcę rezerwowego.
Od czego zacząć porządkowanie zapasów?
Nie zaczynaj od rabatów ani wymiany dostawcy. Jutro spisz 20 najczęściej używanych produktów, oznacz te, których brak zatrzymuje pracę, policz ich aktualny stan i przez 30 dni zapisuj zużycie oraz rzeczywisty czas dostawy. Pierwszy błąd do usunięcia to zamawianie dopiero wtedy, gdy ktoś znajduje pustą półkę.
Więcej informacji na: https://biuropaczka.pl/artykuly-biurowe/oprawa-dokumentow/wklady-do-segregatorow, https://biuropaczka.pl/artykuly-papiernicze/rolki-termiczne.
